Что должно быть в акте проверки журналов
- Реквизиты — дата, номер акта, название организации.
- Основание — приказ или план проведения внутреннего контроля.
- Состав комиссии или ответственного лица — ФИО, должность.
- Перечень проверенных журналов — например: журнал обращений субъектов ПДн, журнал инструктажа сотрудников, журнал уничтожения носителей.
- Результаты проверки — наличие журналов, полнота заполнения, актуальность записей, соответствие установленной форме.
- Нарушения — если есть (например, отсутствие подписей, неполные записи).
- Заключение — соответствуют ли журналы требованиям законодательства и внутренних актов.
- Рекомендации — что исправить или доработать.
- Подписи комиссии и утверждение руководителем.
Обоснование по законодательству
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан осуществлять внутренний контроль и аудит соответствия обработки ПДн требованиям закона.
- Ст. 19 ФЗ-152 — предусматривает обязанность документировать меры по обеспечению безопасности данных, включая учёт действий сотрудников.
- Приказ ФСТЭК № 21 от 18.02.2013 указывает на необходимость фиксации действий, связанных с обработкой и защитой ПДн, что подтверждается в журналах.
Практика и подход Роскомнадзора
На проверках Роскомнадзор нередко требует показать журналы учёта и документы, подтверждающие их ведение. В одной компании была представлена папка с журналами и акты их внутренней проверки, что подтвердило системный контроль — замечаний не последовало. В другой организации журналы были, но проверок и актов не велось: инспекторы указали на формальный подход и выдали предписание наладить внутренний контроль.
Что важно учесть
- Проверка журналов должна проводиться планово, например, раз в полгода или раз в год.
- Акт лучше хранить вместе с самими журналами для доказательства полноты документооборота.
- Если журналов несколько (для разных процессов), проверка должна охватывать их все.
Рекомендации и выводы
Да, акт проверки журналов учёта ПДн — это доказательство, что компания не просто «ведёт журналы для галочки», а реально контролирует их заполнение. Это важно для снижения рисков и при проверках Роскомнадзора. Чтобы соответствовать требованиям:
- Утвердите форму акта проверки журналов.
- Назначьте ответственного за их регулярную проверку.
- Храните акты вместе с журналами в пакете документов по ФЗ-152.
Компания ICTech разработает для вашей организации шаблон акта проверки журналов учёта ПДн и встроит его в систему документооборота. Это позволит доказать Роскомнадзору, что внутренний контроль действительно работает.
