Как документировать передачу персональных данных на бумажных носителях?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Передача персональных данных на бумажных носителях (анкеты, договора, личные дела сотрудников, резюме и т.п.) требует более строгой фиксации, чем электронная передача. Закон прямо не предписывает форму, но оператор обязан обеспечить доказательства законности и безопасности обработки.

Обоснование по законодательству

• ФЗ-152, ст. 19 — оператор обязан принимать правовые, организационные и технические меры для защиты ПДн, в том числе при их передаче.
• Постановление Правительства РФ № 687 — закрепляет необходимость документирования операций с ПДн на бумажных носителях.
• Постановление Правительства РФ № 1119 — обязывает операторов фиксировать факты доступа и передачи данных.

Как фиксировать передачу ПДн на бумаге

1. Акт передачи ПДн
   • оформляется в свободной форме, подписывается передающей и принимающей сторонами;
   • содержит перечень документов, дату, ФИО и должности участников;
   • указывается цель передачи (например, «для проверки кадровой документации»).
2. Журнал учёта передачи ПДн
   • фиксирует все случаи передачи в пределах организации и за её пределы;
   • обязательные графы: дата, фамилия сотрудника, получателя, перечень документов, подпись.
3. Приказы и регламенты
   • должен быть утверждён порядок передачи бумажных документов, содержащих ПДн (например, только через ответственного сотрудника, в опечатанных папках, под подпись).

Практика и позиция Роскомнадзора

При проверках Роскомнадзор требует показать:

• журналы передачи ПДн;
• акты, если передавался значимый объём (например, передача архива подрядчику);
• локальный порядок передачи бумажных документов.
  В ряде случаев компании штрафовали за то, что не было подтверждения, кому и когда были выданы папки с персональными данными сотрудников.

Рекомендации и выводы

• Для каждой передачи внутри организации достаточно вести журнал.
• Для массовых или внешних передач (например, бухгалтеру на аутсорсе) оформляйте отдельный акт передачи.
• Закрепите порядок передачи бумажных носителей в локальном регламенте.

Компания ICTech может помочь разработать такие акты, журналы и порядок, чтобы при проверке вы могли без споров подтвердить законность каждой передачи ПДн.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге