Какие документы фиксируют уничтожение архивных дел с персональными данными?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Уничтожение архивных дел, содержащих персональные данные, должно быть оформлено документально. Это необходимо, чтобы подтвердить, что организация соблюдает сроки хранения и требования по уничтожению ПДн в соответствии с законом.

Обоснование по законодательству

• ФЗ-152, ст. 5, ч. 7 — хранение персональных данных допускается не дольше, чем этого требуют цели обработки; по достижении целей данные подлежат уничтожению или обезличиванию.
• ФЗ-152, ст. 19 — оператор обязан фиксировать меры, обеспечивающие сохранность и предотвращение неправомерного доступа.
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов (Приказ Минкультуры РФ № 526 от 31.03.2015) — предусматривают составление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению.
• ГОСТ Р 7.0.8–2013 — регламентирует оформление актов об уничтожении документов.

Документы, подтверждающие уничтожение архивных дел

1. Акт об уничтожении архивных дел — основной документ, в котором указываются наименование дел, номера, даты, сроки хранения, основание для уничтожения и способ уничтожения.
2. Опись уничтожаемых дел — приложение к акту, с подробным перечнем дел, подлежащих утилизации.
3. Приказ (распоряжение) руководителя — о создании комиссии по уничтожению и утверждении акта.
4. Протокол работы комиссии — фиксирует процесс уничтожения (подписывается членами комиссии).
5. Документы подрядчика (если утилизация передана на аутсорсинг) — акт приёма-передачи и справка об уничтожении.

Практика и рекомендации

Роскомнадзор при проверках требует акт об уничтожении ПДн или хотя бы внутренний документ, подтверждающий факт завершения срока хранения и утилизации. При отсутствии акта организация не сможет доказать законность прекращения обработки данных.

Вывод

Факт уничтожения архивных дел фиксируется актом и сопроводительными документами (описью, приказом, протоколом). Для надёжности стоит оформлять их в составе комиссии и хранить копии актов столько же, сколько действуют сроки хранения оставшихся дел.
Компания IC-TECH поможет Вам разработать документы для фиксации уничтожения архивных дел с ПДн, включив их в полный пакет документов для соответствия ФЗ-152.