Почему Excel без пароля — это риск:
- любой сотрудник, имеющий доступ к компьютеру или сетевой папке, может открыть файл;
- невозможно контролировать действия пользователей и факт копирования;
- повышается вероятность утечки данных через флешки, e-mail или мессенджеры.
Какие меры защиты минимально нужны:
- установка пароля на файл Excel;
- хранение файла в папке с ограниченным доступом (с разграничением прав пользователей в ОС или сервере);
- регулярное резервное копирование с защитой;
- использование шифрования диска или сетевого хранилища.
Обоснование по законодательству
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан принимать меры по обеспечению безопасности ПДн.
- Приказ ФСТЭК № 21 — требует организацию разграничения доступа к информационным системам ПДн и аутентификацию пользователей.
- Методические рекомендации Роскомнадзора — Excel и аналогичные программы при хранении ПДн должны использоваться с мерами защиты, исключающими доступ третьих лиц.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор в проверках регулярно фиксирует нарушения, когда Excel-файлы с персональными данными сотрудников или клиентов хранятся без пароля и в общедоступных папках.
Пример: в компании список сотрудников с паспортными данными находился в Excel-файле на общем сетевом диске. Проверка РКН признала это нарушением, так как к файлу имели доступ даже те, кто не был уполномочен работать с ПДн. В предписании было указано: ограничить доступ и защитить файлы паролями.
Важный момент для организаций
Excel может использоваться для хранения ПДн, но только как временное решение. Для систематического учёта и обработки персональных данных лучше применять специализированные системы с журналированием действий и встроенной защитой.
Рекомендации и выводы
Нет, хранить ПДн в Excel без пароля нельзя. Чтобы выполнить требования ФЗ-152:
- Установите пароль на все Excel-файлы с ПДн.
- Храните файлы в папках с ограниченным доступом.
- Используйте шифрование дисков или защищённые серверы.
- Включите правила работы с Excel в комплект документов по ФЗ-152.
- По возможности переходите на более защищённые системы учёта данных.
Компания ICTech поможет вашей организации наладить хранение ПДн: от защиты Excel-файлов до разработки регламентов и полного пакета документов по ФЗ-152.
