Когда согласие необходимо:
- если данные из писем используются для рассылок, рекламы, CRM-систем;
- если контакты передаются третьим лицам;
- если информация из писем применяется в целях, отличных от исходной переписки.
Когда согласие может не потребоваться:
- если переписка ведётся в рамках переговоров или исполнения договора (например, клиент написал для заказа товара или услуги);
- если контакт указан в связи с деловой активностью (например, корпоративный e-mail отдела продаж на сайте компании).
Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152 — персональные данные — любая информация, относящаяся к определяемому лицу.
- Ст. 6 ФЗ-152 — обработка допускается с согласия субъекта, либо если она необходима для исполнения договора или закона.
- Ст. 10.1 ФЗ-152 — распространение ПДн возможно только с отдельного согласия субъекта.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор разъясняет: факт получения письма по e-mail не является согласием на обработку всех данных отправителя.
Пример: компания использовала адреса из деловой переписки для рассылки рекламных писем. Проверка РКН признала это нарушением, так как согласия на маркетинг не было.
В другом случае организация обрабатывала e-mail клиента только для выполнения его заказа и информирования о статусе. РКН нарушений не выявил, так как цель обработки соответствовала запросу субъекта.
Важный момент для организаций
Нельзя использовать e-mail и другие контакты из переписки для целей, о которых субъект не был уведомлён. Особенно это касается рекламы и передачи данных третьим лицам.
Рекомендации и выводы
Да, согласие на обработку контактов, полученных по e-mail, необходимо в большинстве случаев, кроме тех, когда обработка связана с исполнением договора или обязательств по закону. Чтобы работать корректно:
- Используйте контакты из писем только для целей переписки или договора.
- Получайте согласие на рассылки и иные дополнительные цели.
- Фиксируйте основания обработки в локальных актах.
- Включите порядок работы с e-mail в комплект документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации правильно выстроить работу с контактами из e-mail: подготовить согласия, регламенты обработки и включить их в пакет документов по ФЗ-152, чтобы исключить претензии Роскомнадзора.
