Когда согласие не требуется:
- при фиксации факта прохождения инструктажа в журнале;
- при внесении данных в электронные базы учёта;
- при хранении документов, связанных с охраной труда и безопасностью;
- при передаче сведений в надзорные органы (например, при проверках ГИТ или МЧС).
Когда согласие может понадобиться:
- если организация хочет использовать данные работников (например, фото- или видеозаписи с инструктажей) для иных целей — рекламы, публикации на сайте, обучения сторонних лиц;
- если обработка выходит за пределы трудовых отношений и закона.
Обоснование по законодательству
- Ст. 6 ФЗ-152, ч. 1, п. 2 — согласие не требуется, если обработка необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект (в данном случае — трудовой договор).
- Ст. 6 ФЗ-152, ч. 2, п. 2 — согласие не требуется, если обработка обязательна по закону.
- Трудовой кодекс РФ, ст. 212 — работодатель обязан обеспечивать охрану труда, проводить инструктаж и фиксировать его прохождение.
- Приказ Минтруда и Минобразования № 1/29 от 13.01.2003 — устанавливает порядок обучения и проверки знаний по охране труда.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор указывает: обработка персональных данных работников в рамках исполнения трудового договора и трудового законодательства (включая инструктажи) допускается без согласия.
Пример: при проверке ГИТ и РКН организация предоставила журналы инструктажа с ФИО и подписями сотрудников. Нарушений не выявлено.
Другой случай: компания использовала видеозаписи прохождения инструктажа сотрудников для внешних презентаций без согласия. Это было признано нарушением.
Важный момент для работодателей
Инструктажи и связанные с ними журналы — это обязательная часть кадрового учёта. Но если компания хочет использовать данные работников в публичных целях, согласие нужно оформлять отдельно.
Рекомендации и выводы
Нет, согласие на обработку данных при прохождении инструктажа не требуется. Но:
- Обрабатывайте персональные данные сотрудников только в пределах требований закона.
- Для фото- и видеосъёмки в учебных или рекламных целях оформляйте отдельное согласие.
- Разработайте регламент работы с документами по охране труда.
- Включите этот процесс в комплект документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации выстроить безопасный процесс обработки персональных данных сотрудников при инструктажах и других обязательных процедурах: подготовит регламенты, формы согласий и полный пакет документов по ФЗ-152.
