Обоснование по законодательству
- Ст. 6 ФЗ-152, ч. 1, п. 2 — обработка ПДн допускается без согласия субъекта, если она необходима для исполнения обязанностей оператора, установленных законом.
- ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», ст. 17–18 — закрепляет обязанность организаций передавать документы в государственные архивы по установленным правилам.
- Ст. 13 ФЗ-323 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» — медицинские документы хранятся в сроки, установленные Минздравом, а затем подлежат передаче в архив.
- Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 — устанавливает правила организации хранения и передачи документов в архив.
Практика и комментарии Роскомнадзора
Роскомнадзор в разъяснениях указывает, что если обязанность по передаче документов установлена федеральным законодательством (например, архивным), то согласие субъекта не требуется. При проверках инспекторы обращают внимание на то, как оформляется процесс передачи: должен быть акт приёма-передачи и перечень документов.
Что важно учесть организациям
- Передача документов в государственный архив оформляется актом и описью.
- Должны соблюдаться сроки хранения до передачи (например, медицинская карта хранится в учреждении 25 лет).
- При передаче документы должны быть упакованы и систематизированы в соответствии с требованиями архивных правил.
Рекомендации и выводы
Согласие субъекта на передачу персональных данных в государственный архив не требуется, так как это законодательно установленная обязанность организаций. Чтобы избежать нарушений:
- Соблюдайте сроки хранения документов, установленные профильными приказами.
- Оформляйте акты и описи при передаче дел в архив.
- Включите в внутренние регламенты порядок передачи документов в государственный архив.
Компания ICTech поможет вашей организации разработать полный пакет документов по архивному хранению и передаче ПДн, включая инструкции, акты и регламенты, чтобы все процедуры соответствовали требованиям ФЗ-152 и ФЗ-125.
