Когда согласие не нужно:
- при оформлении приказов о приёме, переводе или увольнении сотрудников;
- при составлении графиков отпусков, табелей учёта рабочего времени, -
- платёжных ведомостей;
- при подготовке актов, договоров, счетов и других документов, необходимых для хозяйственной деятельности;
- при передаче обязательной отчётности в государственные органы (ФНС, ПФР, ФСС и др.).
Когда согласие может потребоваться:
- если служебные документы публикуются вне организации (например, на сайте или в СМИ);
- если документы содержат избыточные сведения, не требующиеся для выполнения закона или договора;
- если доступ к документам получают лица, не уполномоченные на работу с ПДн.
Обоснование по законодательству
- Ст. 6 ФЗ-152 — согласие не требуется, если обработка необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект, или для исполнения обязанностей оператора, установленных законом.
- Ст. 86 ТК РФ — работодатель вправе обрабатывать ПДн работников исключительно для целей трудовых отношений.
- Ст. 88 ТК РФ — работодатель обязан обеспечивать конфиденциальность ПДн сотрудников.
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан обеспечивать защиту ПДн при их обработке.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор подтверждает, что оформление и использование служебных документов с ПДн не требует согласия субъектов. Нарушения фиксируются, когда:
- документы с ПДн вывешиваются в открытом доступе (например, графики отпусков на доске объявлений, доступной всем посетителям);
- внутренние документы публикуются в интернете без согласия работников;
- служебные документы содержат избыточные данные, не относящиеся к целям обработки.
Пример: при проверке одной компании выяснилось, что приказы о премировании сотрудников размещались на общем стенде. Роскомнадзор указал, что это незаконное распространение ПДн и потребовал убрать документы из публичного доступа.
Важный момент для работодателей
Служебные документы с персональными данными можно использовать без согласия, но только внутри организации и строго по целям, связанным с исполнением закона или договора. Любая публикация вне этих рамок требует согласия субъекта.
Рекомендации и выводы
Нет, согласие на публикацию данных в служебных документах не требуется, если они используются внутри компании и в рамках закона. Чтобы действовать правильно:
- Обеспечьте ограниченный доступ к документам с ПДн.
- Не публикуйте служебные документы с персональными данными в открытом доступе без согласия.
- Исключите избыточные сведения из документов.
- Закрепите порядок работы с ПДн в комплекте документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации выстроить систему документооборота с персональными данными, разработать регламенты и подготовить полный пакет документов. Это позволит пройти проверку Роскомнадзора без штрафов.
