Когда согласие обязательно:
- при публикации новостей о повышении на сайте компании или в социальных сетях;
- при размещении информации во внутренних СМИ компании (корпоративный журнал, рассылка, доска почёта), если доступ имеет широкий круг лиц;
- при передаче данных о повышении внешним партнёрам или СМИ.
Когда согласие не требуется:
- при использовании сведений о повышении во внутреннем кадровом документообороте (приказ о назначении, трудовая книжка, штатное расписание);
- при передаче информации ограниченному кругу лиц, которым она необходима для работы (например, руководителям подразделений, кадровой службе, бухгалтерии).
Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152 — данные о должности и кадровых изменениях являются персональными данными, так как относятся к конкретному лицу.
- Ст. 6 ФЗ-152 — согласие требуется, если обработка данных не основана на законе или договоре.
- Ст. 9 ФЗ-152 — согласие должно быть информированным и конкретным.
- Ст. 86 ТК РФ — работодатель обрабатывает ПДн только для целей трудовых отношений.
- Ст. 88 ТК РФ — работодатель обязан обеспечить конфиденциальность ПДн сотрудников.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор в проверках обращал внимание, что публикация кадровых изменений сотрудников без их согласия (например, на корпоративных порталах) квалифицируется как распространение ПДн. Даже положительные сведения (повышение, награждение) требуют согласия, если они становятся доступны неограниченному кругу лиц.
Например, одна компания разместила в новостях на сайте поздравление сотрудника с повышением, указав его ФИО и должность. Проверка признала это нарушением, так как согласие работника не было получено.
Важный момент для работодателей
Повышение сотрудника — это кадровая информация, которая может распространяться только в рамках трудовых отношений. Если компания хочет использовать такие сведения в PR-целях или для корпоративной культуры, требуется письменное согласие работника.
Рекомендации и выводы
Да, согласие сотрудника на публикацию информации о повышении необходимо в большинстве случаев, кроме строго внутреннего документооборота. Чтобы действовать правильно:
- Подготовьте форму письменного согласия на публикацию кадровых изменений.
- Включите порядок работы с кадровыми новостями в локальные акты компании.
- Избегайте публикации сведений о повышении в интернете без согласия.
- Включите этот процесс в комплект документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации оформить согласия сотрудников, выстроить безопасную практику публикации кадровых новостей и подготовить документы по ФЗ-152. Это позволит избегать штрафов Роскомнадзора и сохранить доверие персонала.
