Зачем нужен журнал инструктажа:
- фиксирует факт проведения обучения (дата, тема, инструктирующий и инструктируемый);
- доказывает выполнение обязанностей оператора по ФЗ-152;
- позволяет систематизировать сведения о прохождении инструктажей;
- защищает организацию при жалобах субъектов или проверках.
Обоснование по законодательству
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан принимать локальные акты и меры по соблюдению закона, включая обучение работников.
- Ст. 19 ФЗ-152 — организационные меры по защите ПДн включают подготовку и инструктаж сотрудников.
- Приказ ФСТЭК № 21 от 18.02.2013 — прямо предусматривает необходимость фиксировать обучение работников в документах.
- Ст. 90 ТК РФ — работники обязаны сохранять конфиденциальность ПДн, а это возможно только после инструктажа.
Практика проверок Роскомнадзора
Роскомнадзор регулярно запрашивает журналы инструктажей. В одной компании сотрудники знали правила работы с ПДн, но журнал не вёлся. Проверка указала на нарушение — невозможно подтвердить факт обучения. В другой организации журнал был прошнурован, пронумерован, подписан руководителем, в нём стояли подписи сотрудников и дата проведения инструктажа. РКН признал такую практику образцовой.
Что важно учесть при ведении журнала
- Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и утверждён приказом руководителя.
- В нём обязательно указываются: дата, тема инструктажа, ФИО и должность сотрудника, ФИО и должность инструктирующего, подписи сторон.
- Журнал можно вести в бумажной или электронной форме, если обеспечена фиксация и невозможность задним числом изменять записи.
- Инструктаж проводится при приёме на работу, а затем регулярно (как минимум раз в год или при изменении законодательства).
Рекомендации и выводы
Да, журнал инструктажа по ПДн обязателен. Без него компания не сможет доказать выполнение требований ФЗ-152 и рискует получить штраф. Чтобы соответствовать закону:
- Утвердите форму журнала приказом руководителя.
- Ведите его системно, фиксируя все инструктажи.
- Храните журнал вместе с другими документами по ПДн.
- Обеспечьте регулярность инструктажей и контроль со стороны ответственного за ПДн.
Компания ICTech разработает для вашей организации готовый журнал инструктажей по ПДн, а также полный пакет документов по ФЗ-152. Это позволит легко пройти проверку Роскомнадзора и реально организовать безопасную работу с персональными данными.
