Обоснование по законодательству
Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»:
-
ст. 22.1 ч. 3 — ответственное лицо обеспечивает соблюдение законодательства о ПДн и информирует работников;
-
ст. 18.1 ч. 1 — оператор обязан принимать правовые, организационные и технические меры по защите ПДн, в том числе утверждать локальные акты.
Таким образом, разработка и внедрение локальных актов — обязанность организации, а участие ответственного в этом процессе — необходимое условие их соответствия закону.
Типичные ошибки организаций
— Документы разрабатываются юристами или кадровиками без участия ответственного, в результате акты остаются «мертвыми» и не применяются на практике.
— Ответственного назначают, но локальные акты вообще не пересматривают под его работу.
— В актах нет раздела об обязанностях ответственного, поэтому он формально «есть», но юридически никак не закреплён.
— Организация использует «универсальные шаблоны из интернета» без учёта своей специфики и без согласования с ответственным.
Особенности применения на практике
Ответственный обычно участвует в подготовке следующих документов:
-
политика по обработке ПДн;
-
положение о защите ПДн;
-
приказы о назначении ответственного и иных лиц с доступом к данным;
-
регламенты хранения, уничтожения и передачи ПДн;
-
формы согласий субъектов и журнал их учёта;
-
инструкции по реагированию на инциденты;
-
должностные инструкции сотрудников, работающих с ПДн.
Его участие заключается в согласовании проектов документов, внесении предложений и контроле внедрения.
Рекомендации и выводы
Ответственный должен участвовать в разработке и актуализации всех локальных актов по ПДн, так как именно он отвечает за практическое соблюдение закона внутри компании. Без его участия документы рискуют остаться формальными и неработающими.
Если вы хотите, чтобы все ваши локальные акты по персональным данным были оформлены правильно и учитывали реальные процессы в компании, закажите в ICTech разработку полного пакета документов по обработке персональных данных. Мы подготовим политику, регламенты, приказы и инструкции с учётом требований 152-ФЗ и особенностей вашей организации, чтобы у проверяющих органов не возникло претензий.
