Обоснование по законодательству
- Ст. 90 ТК РФ — прямо обязывает работников не разглашать персональные данные и другую охраняемую законом информацию, ставшую известной в связи с работой.
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан принимать меры по предотвращению несанкционированного доступа к ПДн, в том числе через организационные документы.
- Ст. 312.2 ТК РФ — для дистанционных работников допускается электронный документооборот, в том числе оформление обязательств в электронной форме (с ЭП или через систему кадрового документооборота).
Практика проверок Роскомнадзора
В ходе проверок РКН уделяет внимание удалённой работе. В одной организации сотрудники на удалёнке имели доступ к клиентской базе, но обязательства о неразглашении не подписывали. Проверка указала, что отсутствие этих документов повышает риск утечки и является нарушением организационных мер. В другой компании обязательства были оформлены через систему электронного документооборота с усиленной ЭП, что признали корректным.
Что важно для работодателя
- Обязательства о неразглашении должны подписываться всеми сотрудниками, независимо от формата работы.
- Для удалённых сотрудников допускается оформление в бумажной форме с пересылкой документов или в электронной форме с применением ЭП.
- В обязательстве нужно прописать не только запрет на разглашение, но и правила работы с ПДн вне офиса (использование корпоративных устройств, VPN, запрет хранения данных на личных носителях).
Рекомендации и выводы
Да, сотрудники на удалёнке обязаны подписывать обязательства о неразглашении ПДн. Это подтверждает их персональную ответственность и снижает риски для работодателя. Чтобы минимизировать угрозы:
- Подготовьте отдельные формы обязательств для удалённых работников.
- Пропишите в них специальные правила удалённой работы с ПДн.
- Храните подписанные документы в кадровых делах (в бумажном или электронном виде).
Компания ICTech разработает для вашей организации обязательства и инструкции для сотрудников на удалёнке, включая правила безопасной работы с ПДн за пределами офиса. Это позволит пройти проверку без нарушений и избежать утечек данных.
