Основные способы уничтожения:
- Шредирование — измельчение бумаги в шредере до состояния, исключающего восстановление данных.
- Сжигание — применяется реже, но допустимо при наличии безопасных условий.
- Утилизация специализированной организацией — компания может заключить договор с организацией, которая официально уничтожает документы с ПДн и выдаёт акт об утилизации.
Что нужно оформить документально:
- приказ или распоряжение о проведении уничтожения;
- акт об уничтожении документов (указывается перечень, количество и способ уничтожения);
- отметку о сроке хранения и завершении обработки ПДн.
Обоснование по законодательству
- Ст. 5 ФЗ-152 — хранение ПДн должно ограничиваться сроками, необходимыми для достижения целей обработки.
- Ст. 21 ФЗ-152 — ПДн подлежат уничтожению после достижения целей обработки или утраты необходимости в их достижении.
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан принимать меры, предотвращающие неправомерный доступ к ПДн, в том числе при их уничтожении.
- Методические рекомендации Роскомнадзора — рекомендуют использовать шредеры или специализированные компании для утилизации документов с ПДн.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор считает грубым нарушением выбрасывание документов с ПДн в обычный мусор. В практике проверок встречались случаи, когда в контейнерах находили анкеты клиентов или черновики с персональными данными. Такие организации обязывали внедрить процедуру уничтожения и назначить ответственных лиц.
Пример: в одной компании сотрудники выбрасывали копии паспортов клиентов вместе с бытовыми отходами. Роскомнадзор квалифицировал это как нарушение ФЗ-152 и предписал внедрить шредеры, а также документально оформить процедуру утилизации.
Важный момент для организаций
Недостаточно просто уничтожить документы — нужно подтвердить факт уничтожения. Для этого составляется акт, который хранится у ответственного за ПДн. При привлечении подрядчика для утилизации акт выдаётся сторонней организацией.
Рекомендации и выводы
Правильное уничтожение бумажных носителей с ПДн — это не только физическое уничтожение, но и документальное оформление процедуры. Чтобы соответствовать ФЗ-152:
- Используйте шредеры или специализированные сервисы утилизации.
- Оформляйте акты об уничтожении документов.
- Включите порядок уничтожения носителей в локальные акты компании.
- Закрепите процедуру в комплекте документов по ФЗ-152.
Компания ICTech поможет вашей организации разработать инструкции и регламенты по уничтожению бумажных документов с ПДн, подготовить формы актов и полный пакет документов для защиты бизнеса от претензий Роскомнадзора.
