Алексей Ветров
Эксперт по защите данных IC-TECH
Когда субъект персональных данных обращается к оператору с требованием предоставить копию обрабатываемых сведений (например, резюме, анкеты, договоры, медицинской карты), организация обязана подтвердить не только сам факт обработки, но и факт исполнения запроса.
Обоснование по законодательству
- ФЗ-152, ст. 14 — закрепляет право субъекта получать информацию об обработке его персональных данных.
- ФЗ-152, ст. 21 — обязывает оператора предоставить субъекту либо копию данных, либо мотивированный отказ.
- КоАП РФ, ст. 13.11 — нарушение порядка предоставления информации влечёт административную ответственность.
Какие документы нужны
- Журнал регистрации запросов субъектов — фиксирует поступление запроса и отметку о его исполнении.
- Копия самого запроса — письменного или электронного.
- Ответ оператора — письмо, электронное сообщение или официальный документ с приложенными копиями данных.
- Акт или отметка о выдаче копий — подписывается субъектом при получении (если копии передаются лично или заказным письмом).
- Подтверждение отправки — почтовая квитанция, уведомление о вручении, электронная отметка о доставке.
Практика Роскомнадзора
На проверках Роскомнадзор требует предъявить:
- журнал обращений и ответов;
- копии запросов и документов-ответов;
- доказательства, что субъект реально получил копию (почтовые уведомления, акты передачи, электронные логи).
Бывают случаи, когда организация отправляла копии данных, но не фиксировала факт выдачи. В результате проверка трактовала это как непредоставление информации субъекту.
Рекомендации
- Всегда оформляйте письменный ответ с перечнем предоставляемых данных.
- Если передача идёт лично — подписывайте акт или расписки.
- При отправке по почте или e-mail сохраняйте доказательства доставки.
- Храните копии всей переписки в деле субъекта не менее установленного срока.
Факт предоставления копий данных подтверждается не только самим письмом-ответом, но и дополнительными документами: журналами, актами передачи, почтовыми уведомлениями или электронными логами. Только комплексная фиксация позволит избежать претензий Роскомнадзора.
Компания ICTech поможет подготовить шаблоны ответов на запросы субъектов ПДн, а также включить их в полный пакет документов по ФЗ-152.
Хотите защитить себя от проверок и штрафов?
Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.
