Закон о персональных данных (ФЗ-152) и подзаконные акты прямо не требуют выдачи сертификатов сотрудникам после прохождения инструктажа или обучения по ПДн. Однако необходимость документального подтверждения факта обучения закреплена, и организации должны выбрать удобный для себя способ фиксации.
Обоснование по законодательству
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан организовать обучение сотрудников, имеющих доступ к ПДн.
- Ст. 19 ФЗ-152 — предусматривает принятие организационных мер, включая ознакомление работников с требованиями.
- Приказ ФСТЭК № 21 (меры по защите ПДн) — предписывает проведение инструктажа и ведение учёта.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 212) — обязывает работодателя обучать работников требованиям охраны труда и фиксировать факт обучения документально (по аналогии используется и при работе с ПДн).
Как можно фиксировать обучение
- Журнал инструктажа по ПДн — наиболее распространённая форма, где ставятся подписи сотрудника и инструктора.
- Акты или протоколы проверки знаний — применяются в крупных организациях.
- Сертификаты или удостоверения — дополнительная мера, которая не обязательна по закону, но может использоваться:
- при обучении у внешних учебных центров,
- для подтверждения квалификации при проверках,
- как элемент внутренней системы комплаенса.
Позиция Роскомнадзора
На проверках инспекторы обычно просят показать журналы инструктажа и приказы о проведении обучения. Сертификаты рассматриваются как плюс, но их отсутствие не является нарушением. В предписаниях акцент делается на фактическом проведении и фиксации обучения, а не на форме документа.
Вывод
Нет, сертификаты о прохождении обучения по ПДн не являются обязательными. Достаточно журналов, актов или протоколов. Однако их можно использовать как дополнительное подтверждение, особенно если обучение проводилось внешними специалистами или требуется демонстрировать уровень подготовки сотрудников клиентам или партнёрам.
Компания ICTech может разработать для вашей организации комплект документов для фиксации обучения по ПДн: журналы, протоколы и шаблоны сертификатов — чтобы у проверяющих не возникло вопросов.
