Однако есть нюанс: в ряде случаев контролирующие органы (Роскомнадзор, трудовые инспекции, прокуратура) при проверке могут запросить документы на бумаге. Поэтому организация должна иметь возможность быстро распечатать и предоставить заверенные копии электронных документов.
Когда печатная форма обязательна
- Приказы о назначении ответственных лиц.
- Согласия субъектов ПДн (если оформлены на бумаге).
- Журналы, которые ведутся вручную (например, доступ к архивам).
Если согласие получено в электронной форме (например, через сайт с чек-боксом или электронной подписью), печатать его не нужно — но оператор должен обеспечить хранение электронного подтверждения.
Обоснование по законодательству
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан иметь документы, определяющие политику и процедуры обработки ПДн, без указания на форму (бумажную или электронную).
- Ст. 19 ФЗ-152 — документы должны подтверждать меры по обеспечению безопасности ПДн.
- ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте» и ФЗ-63 «Об электронной подписи» допускают хранение документов в электронном виде с ЭП, признавая их равнозначными бумажным.
- Разъяснения Роскомнадзора: допускается электронная форма хранения, но документы должны быть доступны для представления при проверке.
Практика проверок Роскомнадзора
В одной компании политика по ПДн существовала только в электронном виде на внутреннем портале. При проверке её распечатали и заверили подписью руководителя — замечаний не было. В другой организации журналы вели в Excel, но не могли подтвердить их неизменность. Роскомнадзор указал на необходимость защиты электронных форм от редактирования и ведения резервных копий.
Что важно учесть
- Электронные документы должны быть защищены (например, ограниченный доступ, версии, резервное копирование).
- При проверке всегда нужно иметь возможность распечатать актуальную версию.
- Подписи сотрудников о знакомстве с политикой и инструкциями всё же удобнее оформлять на бумаге — это надёжное доказательство.
Рекомендации и выводы
Печатать электронные документы по ПДн не обязательно, если компания может подтвердить их подлинность и предоставить копии по запросу контролирующих органов. Оптимальный вариант — вести документы в электронном виде, но при этом предусмотреть возможность их оперативной печати и заверения.
Компания ICTech поможет вашей организации выстроить документооборот по ПДн: настроить электронное хранение, подготовить формы для печати и обеспечить юридическую значимость документов.
