Нужно ли прикладывать должностную инструкцию к приказу?

Прикладывать должностную инструкцию к приказу о назначении ответственного за ПДн не обязательно, но очень желательно.

Закон № 152-ФЗ (ст. 22.1) требует, чтобы у назначенного лица были закреплены обязанности по организации обработки персональных данных. Приказ сам по себе фиксирует факт назначения, но не раскрывает детально функции и полномочия. Поэтому оптимально:

• В тексте приказа указать, что обязанности и ответственность определяются должностной инструкцией (или отдельным положением).

• К приказу приложить должностную инструкцию ответственного за ПДн либо отдельный документ «Положение об ответственном».

Это нужно для того, чтобы:

1. При проверке Роскомнадзор увидел не только сам факт назначения, но и закреплённые функции.

2. Ответственный сотрудник понимал свои права и обязанности.

3. У компании была доказательная база, что полномочия распределены корректно.

Обоснование по законодательству

• 152-ФЗ «О персональных данных»:

  • Ст. 22.1 ч. 3 — ответственное лицо обеспечивает соблюдение требований законодательства и информирует работников.

• Трудовой кодекс РФ:

  • Ст. 57 — в трудовой договор и должностные обязанности должны быть включены функции работника.

• Разъяснения Роскомнадзора: приказ о назначении должен подтверждаться документом, где детализированы полномочия ответственного.

Типичные ошибки организаций

• Ограничиваются только приказом без приложения, где нет перечня обязанностей.

• Назначают ответственного, но не дают ему никаких прав (например, права требовать устранения нарушений).

• Не знакомят сотрудника под подпись с должностной инструкцией.

Особенности применения на практике

• В небольших компаниях обязанности можно прописать прямо в приказе, чтобы избежать лишних документов.

• В средних и крупных организациях лучше разработать отдельное «Положение об ответственном за ПДн» или должностную инструкцию и приложить к приказу.

• При проверке наличие приказа и должностной инструкции всегда повышает доверие у Роскомнадзора.

Рекомендации и выводы

1. Приказ можно оформить без приложения, но безопаснее дополнить его должностной инструкцией или положением об ответственном.

2. В приказе укажите ссылку на этот документ: «Обязанности и полномочия ответственного определяются должностной инструкцией».

3. Ознакомьте ответственного под подпись и храните документы вместе в папке по ПДн.

4. Такой комплект документов поможет пройти проверку Роскомнадзора без замечаний.

Если вы хотите, чтобы ваша организация соответствовала всем требованиям 152-ФЗ и имела полный комплект документов — от приказа до должностной инструкции ответственного за ПДн, специалисты ICTech подготовят для вас полный пакет документов по обработке персональных данных. Это исключит ошибки и обеспечит защиту бизнеса от штрафов.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге