Приложение (или отдельное согласие) фиксирует, какие именно данные передаются, в каких целях они обрабатываются и как защищаются. Без него арендодатель рискует нарушить ФЗ-152, особенно если данные используются не только для заключения договора, но и для дополнительных целей (например, рассылка уведомлений, фото- или видеонаблюдение на объекте).
Обоснование по законодательству
- Ст. 6 ФЗ-152 — допускает обработку ПДн без согласия только для заключения и исполнения договора.
- Ст. 9 ФЗ-152 — если данные используются для иных целей (рассылки, реклама, публикация на сайте и т. д.), требуется отдельное согласие.
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан документально подтверждать законность обработки данных.
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор должен обеспечить защиту обрабатываемых ПДн.
Практика проверок Роскомнадзора
При проверках арендодателей Роскомнадзор обращал внимание, что в договорах аренды не указываются цели и порядок обработки данных арендаторов. В одном случае договор содержал лишь общую формулировку «данные используются для оформления договора», но арендодатель дополнительно использовал контакты для рекламных рассылок. Проверка признала это нарушением, так как отдельного согласия не было. В другом случае у арендодателя было приложение к договору о ПДн, где прописывались цели, состав данных и права арендатора — претензий не возникло.
Что важно учитывать арендодателям
- Если данные используются только для исполнения договора аренды (учёт, оплата, доступ к помещению) — отдельного согласия не требуется, но приложение с уточнением состава и целей обработки может быть полезным.
- Если обрабатываются дополнительные данные (например, фото, видео, регистрация в системе пропусков) — согласие обязательно.
- Лучше закрепить приложение или отдельное согласие, чтобы снизить риск претензий при проверке.
Рекомендации и выводы
Да, к договору аренды желательно оформлять приложение о персональных данных. Оно поможет:
- Чётко зафиксировать состав обрабатываемых данных.
- Подтвердить законность их использования.
- Исключить риски штрафов при проверке Роскомнадзора.
Компания ICTech подготовит для вашей организации приложение о ПДн к договору аренды, а также полный пакет документов по ФЗ-152. Это позволит законно работать с данными арендаторов и обеспечить защиту бизнеса.
