Алексей Ветров
Эксперт по защите данных IC-TECH
Ответ зависит от целей, для которых компания хранит резюме:
Согласие не требуется, если:
- резюме используется только для рассмотрения кандидата на конкретную вакансию;
- правовое основание обработки в этом случае — ст. 6, ч. 1, п. 2 ФЗ-152: обработка допускается для заключения договора по инициативе субъекта (кандидат сам прислал резюме).
После завершения конкурса данные нужно уничтожить.
Согласие обязательно, если:
- работодатель планирует хранить резюме для будущих вакансий (кадрового резерва);
- резюме используется для иных целей (например, внутренней базы данных кандидатов, аналитики HR, маркетинга). В таком случае нужно отдельное согласие на обработку и хранение ПДн с указанием: целей хранения, срока хранения, права отзыва согласия.
Согласие не требуется, если:
- резюме используется только для рассмотрения кандидата на конкретную вакансию;
- правовое основание обработки в этом случае — ст. 6, ч. 1, п. 2 ФЗ-152: обработка допускается для заключения договора по инициативе субъекта (кандидат сам прислал резюме).
После завершения конкурса данные нужно уничтожить.
Согласие обязательно, если:
- работодатель планирует хранить резюме для будущих вакансий (кадрового резерва);
- резюме используется для иных целей (например, внутренней базы данных кандидатов, аналитики HR, маркетинга). В таком случае нужно отдельное согласие на обработку и хранение ПДн с указанием: целей хранения, срока хранения, права отзыва согласия.
Обоснование по законодательству
- Ст. 6, ч. 1, п. 2 ФЗ-152 — согласие не нужно, если данные обрабатываются для заключения договора по инициативе субъекта.
- Ст. 5, ч. 7 ФЗ-152 — хранение ПДн допускается только до достижения целей обработки.
- Ст. 9 ФЗ-152 — согласие необходимо во всех иных случаях.
- С 01.09.2025 — согласие должно быть оформлено отдельным документом, а не как часть анкеты или договора.
Практика проверок Роскомнадзора
- В IT-компании хранили резюме всех кандидатов в базе без согласий и без сроков хранения. Проверка выявила нарушение принципа ограниченности сроков (ст. 5 ФЗ-152), назначен штраф.
- В крупной торговой сети для включения в кадровый резерв у кандидатов брали отдельное согласие сроком на 12 месяцев. Проверка подтвердила соответствие закону.
Важный нюанс
Сам факт, что кандидат добровольно отправил резюме, не равен согласию на его длительное хранение. Для законного «кадрового резерва» необходимо оформить отдельное согласие. По окончании срока хранения резюме нужно уничтожить (составив акт) или запросить новое согласие.
Рекомендации и выводы
- Для текущей вакансии: храните резюме без согласия, но уничтожайте после закрытия вакансии.
- Для кадрового резерва: берите отдельное согласие кандидата с указанным сроком.
- Включите порядок обработки резюме в комплект документов по 152-ФЗ (регламент HR, формы согласий, акты об уничтожении).
Компания ICTech поможет вашей организации разработать согласия на хранение резюме, регламент работы с кадровым резервом и включить их в пакет документов по ФЗ-152. Это позволит вести работу с кандидатами законно и избежать претензий Роскомнадзора.
Хотите защитить себя от проверок и штрафов?
Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.
