Нужно ли защищать сканы дипломов сотрудников?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Да, сканы дипломов сотрудников подлежат защите, так как содержат персональные данные. В дипломе указываются ФИО, дата и место рождения, название учебного заведения, год окончания и реквизиты документа. Все эти сведения позволяют однозначно идентифицировать личность, а значит, подпадают под действие ФЗ-152.

Какие данные диплома являются ПДн:

- ФИО владельца;
- дата и место рождения;
- название и реквизиты учебного заведения;
- дата выдачи и номер диплома;
- фотография (если есть).

Обоснование по законодательству

• Ст. 3 ФЗ-152 — персональные данные — любая информация, относящаяся к определённому лицу.
• Ст. 6 ФЗ-152 — обработка без согласия допускается, если она необходима для исполнения трудового договора.
• Ст. 86 ТК РФ — работодатель вправе обрабатывать ПДн работников для целей трудовых отношений.
• Ст. 88 ТК РФ — работодатель обязан обеспечивать конфиденциальность персональных данных сотрудников.
• Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан обеспечить безопасность персональных данных.

Практика и позиция Роскомнадзора

Роскомнадзор относит дипломы и иные документы об образовании к персональным данным. Проверки выявляли нарушения, когда сканы дипломов сотрудников хранились на общедоступных сетевых дисках без ограничения доступа. В таких случаях выдавались предписания об устранении нарушений.

Также ведомство подчёркивает: дипломы могут содержать фотографию владельца, что приравнивает их к биометрическим персональным данным при использовании для идентификации.

Важный момент для работодателей

Сканы дипломов необходимы для подтверждения квалификации работника при трудоустройстве. Работодатель вправе их хранить, но обязан:

• ограничить доступ к документам;
• хранить их в закрытых шкафах (на бумаге) или в защищённых электронных системах;
• исключить избыточный сбор данных (не хранить документы, если в них нет необходимости).

Рекомендации и выводы

Да, сканы дипломов сотрудников нужно защищать как персональные данные. Для этого:

1. Определите правовое основание хранения (оформление на работу, подтверждение квалификации).
2. Не собирайте и не храните лишние документы.
3. Обеспечьте ограниченный доступ и технические меры защиты.
4. Включите порядок работы с такими документами в комплект документов по ФЗ-152.

Компания ICTech поможет вашей организации организовать безопасное хранение дипломов и других кадровых документов, подготовить локальные акты и привести работу в полное соответствие с ФЗ-152.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге