Являются ли служебные e-mail сотрудников персональными данными?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Да, в большинстве случаев служебные адреса электронной почты сотрудников относятся к персональным данным, так как они позволяют прямо или косвенно идентифицировать конкретное физическое лицо.

Если e-mail содержит имя или фамилию сотрудника (например, ivanov@company.ru, ivan.petrov@company.com), это уже персональные данные, поскольку такая информация однозначно привязана к конкретному человеку.

Однако если e-mail обезличен и относится к должности или функции (например, info@company.ru, sales@company.ru), такой адрес не является персональными данными, так как он не идентифицирует конкретное физическое лицо.

Обоснование по законодательству

• Ст. 3 ФЗ-152 — персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определяемому физическому лицу.
• Ст. 6 ФЗ-152 — допускает обработку ПДн для исполнения трудового договора (работодатель может использовать служебные e-mail сотрудников без отдельного согласия).
• Ст. 86–90 ТК РФ — закрепляют порядок обработки персональных данных работников, включая контактные данные, необходимые для выполнения трудовой функции.

Практика проверок Роскомнадзора

• При проверке компании Роскомнадзор указал, что e-mail сотрудника формата surname@company.ru — это персональные данные, которые должны быть включены в перечень обрабатываемых ПДн в локальных актах.
• В другой организации проверяющие сделали вывод, что e-mail формата info@company.ru не является ПДн, так как не связан с конкретным физическим лицом.

Важный нюанс

Даже если e-mail сотрудника служебный, он всё равно относится к ПДн, если привязан к конкретному человеку. Работодатель обязан обеспечить их защиту — например, ограничить доступ к почте, установить порядок хранения и уничтожения переписки, прописать эти моменты в локальных актах.

Рекомендации и выводы

Организация обязана учитывать служебные e-mail сотрудников как персональные данные, если они содержат идентификацию конкретного работника. Чтобы соответствовать закону:

1. Включите служебные e-mail в перечень обрабатываемых персональных данных.
2. Пропишите порядок их использования и защиты в локальных актах (политика по ПДн, положение об ИТ-ресурсах).
3. Обеспечьте ограничение доступа и ведите журналы учёта действий в корпоративной почте.
4. Включите эти меры в комплект документов по 152-ФЗ.

Компания ICTech поможет вашей организации правильно классифицировать служебные e-mail, учесть их в документах и выстроить порядок защиты корпоративной переписки. Это исключит риски штрафов и претензий Роскомнадзора.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге