Обычно применяются следующие формулировки:
- для сотрудников — «в течение срока действия трудового договора и 50/75 лет после его окончания в соответствии с требованиями законодательства об архивном хранении»;
- для кандидатов (резюме) — «не более 6 месяцев с момента окончания подбора, если кандидат не принят на работу»;
- для клиентов (договора, заказы) — «в течение срока действия договора и 5 лет после его исполнения (налоговый срок хранения документов)»;
- для рассылок и маркетинга — «до момента отзыва согласия субъектом персональных данных»;
- для данных сайта (формы обратной связи) — «до достижения целей обработки или отзыва согласия субъектом».
Обоснование по законодательству
- ФЗ-152, ст. 5 ч. 5: хранение ПДн должно осуществляться не дольше, чем этого требуют цели обработки.
- ФЗ-152, ст. 22: уведомление должно содержать срок или условие прекращения обработки.
- ФЗ-125 «Об архивном деле»: кадровые документы — от 50 до 75 лет.
- НК РФ, ст. 23 и 29: бухгалтерские и налоговые документы — 5 лет.
Пример формулировки для уведомления
«Персональные данные сотрудников хранятся в течение срока действия трудового договора и 50 лет после его окончания. Данные клиентов — в течение срока действия договора и 5 лет после его исполнения. Данные кандидатов — 6 месяцев с момента завершения подбора. Данные для маркетинговых целей — до момента отзыва согласия субъектом.»
Пример из практики
Компания указала в уведомлении «хранение бессрочно». На проверке Роскомнадзор потребовал изменить на конкретные периоды или условия прекращения обработки, так как «бессрочно» противоречит ст. 5 ФЗ-152. После уточнения формулировок предписание было снято.
Рекомендации и выводы
— Не пишите «бессрочно» — это нарушение.
— Ссылайтесь на сроки из законодательства (трудовое, налоговое, архивное).
— Для маркетинга и обратной связи используйте формулировку «до отзыва согласия».
— Для кандидатов — укажите ограниченный срок (обычно 3–6 месяцев).
— Все сроки должны быть отражены не только в уведомлении, но и в политике обработки ПДн.
