При подаче уведомления об обработке персональных данных через портал Госуслуг или личный кабинет Роскомнадзора иногда требуется приложить документы (например, доверенность на представителя, приказ о назначении ответственного).
Система Роскомнадзора принимает вложения в следующих форматах:
- PDF — наиболее предпочтительный и универсальный формат;
- DOC / DOCX — документы Microsoft Word;
- RTF — текстовые документы;
- JPG / JPEG, PNG — скан-копии документов;
- ZIP — архив, если нужно приложить несколько файлов сразу.
Ограничение по размеру одного файла обычно составляет до 15 МБ. Если документы больше, лучше сжать или упаковать их в архив ZIP.
Обоснование по законодательству
ФЗ-152, ст. 22: оператор обязан предоставлять в Роскомнадзор достоверные сведения и подтверждающие документы.
Порядок подачи уведомлений через Госуслуги установлен Роскомнадзором: вложения допускаются в основных электронных форматах, обеспечивающих читаемость и юридическую значимость (PDF, DOCX).
Дополнительные пояснения
— Для документов, требующих подписи, рекомендуется использовать PDF со сканом подписанного оригинала.
— Если прикладывается доверенность — она должна быть подписана руководителем и заверена печатью (при наличии).
— Лучше избегать экзотических форматов (ODT, TIFF), они могут не открыться у инспектора.
Пример из практики
Компания прикрепила приказ о назначении ответственного в формате PDF и доверенность в формате JPG. Уведомление было принято без замечаний. Другой оператор загрузил файл в формате ODT (LibreOffice), и Роскомнадзор вернул уведомление с требованием предоставить документ в поддерживаемом формате.
Рекомендации и выводы
— Используйте PDF для основных документов — это безопаснее всего.
— Проверяйте размер файлов до отправки (максимум 15 МБ).
— Если документов несколько, объедините их в ZIP-архив.
— Сохраняйте копии отправленных файлов у себя — они могут понадобиться при проверке.
