Нужно ли подавать уведомление, если персональные данные обрабатываются только на бумаге?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Да, нужно. Обработка персональных данных в понимании ФЗ-152 включает любые действия с данными — не только в электронном виде, но и на бумажных носителях. Хранение личных дел сотрудников, бумажных заявлений, договоров с физическими лицами, анкет — это тоже обработка ПДн.

Поэтому обязанность уведомить Роскомнадзор сохраняется, даже если вы не используете компьютерные базы, CRM или сайты.

Обоснование по законодательству

• ФЗ-152, ст. 3, п. 3: обработка персональных данных — любое действие с ПДн, включая сбор, запись, систематизацию, хранение, уточнение, распространение, уничтожение независимо от способа осуществления.
• ФЗ-152, ст. 22, ч. 1: оператор до начала обработки ПДн обязан уведомить Роскомнадзор.
• В законе нет разделения на электронную и бумажную обработку — обе формы одинаково регулируются.

Когда уведомление обязательно

• Кадровый учёт сотрудников ведётся только в бумажных личных делах.
• ИП заключает договоры с клиентами-физлицами на бумаге.
• Организация хранит бумажные анкеты, заявления, копии паспортов.

Пример:
Компания не ведёт электронных баз, но хранит трудовые договоры сотрудников в сейфе. Это обработка ПДн → уведомление в Роскомнадзор обязательно.

Когда можно не подавать уведомление

• Если обрабатываются данные сотрудников только в рамках трудового законодательства (исключение из ст. 22, ч. 2 ФЗ-152).
• Если бумажные данные используются исключительно для исполнения договора, где субъектом является сам гражданин, и они не применяются в иных целях.

Рекомендации и выводы

• Бумажная форма обработки ПДн не освобождает от обязанностей по 152-ФЗ.
• Если вы работаете с физлицами и храните их данные на бумаге — уведомление обязательно.
• Исключение только для случаев, прямо предусмотренных законом (трудовые отношения, исполнение договора).
• Для защиты данных важно не только уведомление, но и организационные меры: хранение документов в сейфе, ограничение доступа, порядок уничтожения.

Нет времени разбираться в нюансах?

Заполним уведомление за Вас!

Услуга под ключ: подготовим, заполним и подадим уведомление в Роскомнадзор без ошибок, с учётом требований 2025 года.

Оставить заявку