Использование ОРД, разработанной до изменения законодательства и не приведённой в соответствие с новыми нормами, рассматривается Роскомнадзором как отсутствие актуальных организационных мер защиты персональных данных. На практике это квалифицируется как нарушение, даже если документы не были официально отменены или заменены.
Что происходит с ОРД при изменении законодательства
Организационно-распорядительная документация действует до тех пор, пока она соответствует действующему законодательству. Само по себе изменение норм права не «аннулирует» ранее утверждённые документы автоматически, однако меняет требования, которым эти документы должны соответствовать.
При изменении законодательства возникает следующая ситуация:
-
внутренние документы формально продолжают действовать;
-
требования закона изменяются и становятся обязательными для оператора;
-
оператор обязан привести свои процессы и документы в соответствие с новыми нормами.
Таким образом, решающим фактором является актуальность содержания, а не дата утверждения документа.
Если ОРД не отражает новые требования законодательства, она утрачивает практическую применимость и не признаётся достаточной мерой при проверке.
Обязывает ли закон автоматически обновлять документы
Федеральный закон № 152-ФЗ не содержит прямого требования автоматически переписывать или переутверждать всю организационно-распорядительную документацию при каждом изменении законодательства. В законе отсутствует формулировка о «немедленном обновлении всех документов».
Однако при этом 152-ФЗ прямо возлагает на оператора обязанность:
-
принимать необходимые и достаточные меры по защите персональных данных;
-
обеспечивать их соответствие действующим требованиям;
-
поддерживать актуальность организационных и правовых мер.
Это означает, что при изменении законодательства оператор обязан оценить, влияют ли новые нормы на его процессы и документы.
Если влияние есть, документы подлежат корректировке. Формальное сохранение старых документов без анализа их соответствия новым требованиям рассматривается как невыполнение обязанностей оператора, даже при отсутствии прямого указания на «автоматическое обновление».
Когда старые документы перестают считаться действующими
Старые документы перестают считаться действующими с точки зрения соблюдения законодательства, если их содержание не соответствует актуальным требованиям. Формально они могут оставаться утверждёнными, но юридически значимыми при проверке уже не являются.
Это происходит в следующих случаях:
-
документы противоречат новым требованиям законодательства;
-
в документах отсутствуют обязательные процедуры, введённые изменениями закона;
-
используются устаревшие формулировки и ссылки на отменённые нормы;
-
не отражены новые обязанности оператора или права субъектов персональных данных;
-
документы не учитывают изменённые требования к мерам защиты персональных данных.
В таких ситуациях Роскомнадзор рассматривает использование старых документов как применение устаревших организационных мер, что квалифицируется как нарушение требований 152-ФЗ.
Как Роскомнадзор оценивает «старые» документы
При проверках Роскомнадзор оценивает соответствие документов действующему законодательству, а не формальный факт их утверждения в прошлом.
Дата разработки и утверждения документов сопоставляется с датами вступления в силу изменений законодательства.
Проверяющие обращают внимание на:
-
ссылки на утратившие силу нормы;
-
отсутствие обязательных процедур, предусмотренных новыми требованиями;
-
несоответствие терминологии действующему законодательству;
-
противоречия между ОРД и фактическими процессами обработки персональных данных;
-
отсутствие актуализации документов после значимых изменений законодательства.
В актах проверок устаревшие документы обычно формулируются как «не соответствующие действующим требованиям законодательства», что приравнивается к отсутствию надлежащих организационных мер защиты персональных данных.
Нужно ли переутверждать документы после изменений закона
Переутверждение документов требуется в тех случаях, когда изменения законодательства затрагивают содержание ОРД. Если корректируются процедуры, обязанности или меры защиты, документы должны быть приведены в соответствие и повторно утверждены уполномоченным лицом.
Возможные варианты:
-
внесение изменений в действующие документы с последующим утверждением;
-
утверждение новых редакций документов;
-
оформление изменений отдельными приказами или приложениями.
При незначительных изменениях допускается корректировка отдельных положений, однако любые изменения должны быть официально оформлены и утверждены.
Использование обновлённых, но не утверждённых документов лишает их юридической силы при проверке.
Типичные ошибки операторов
На практике при проверках чаще всего выявляются типовые ошибки, связанные с использованием старых документов.
Наиболее распространённые ошибки:
-
ссылка на «действующие» документы без проверки их соответствия новым нормам;
-
отсутствие мониторинга изменений законодательства;
-
формальная актуализация документов без изменения содержания;
-
несоответствие ОРД фактическим процессам обработки персональных данных;
-
отсутствие повторного утверждения документов после корректировок.
Такие ошибки рассматриваются Роскомнадзором как отсутствие актуальных организационных мер защиты персональных данных.
Как правильно действовать при изменении законодательства
Корректные действия оператора при изменении законодательства включают анализ и актуализацию, а не формальное сохранение старых документов.
Практически это означает:
-
отслеживание изменений законодательства о персональных данных;
-
анализ влияния изменений на текущие процессы обработки ПДн;
-
корректировку организационно-распорядительной документации;
-
переутверждение обновлённых документов;
-
внедрение изменений в практическую работу.
Для системного подхода необходима актуальная организационно-распорядительная документация, которая изначально разрабатывается с учётом динамики законодательства и механизмов оперативного обновления. Это гарантирует соответствие ОРД не только текущим, но и будущим требованиям, адаптируя процессы компании к изменениям в правовом поле.
Чем грозит использование устаревших документов
Использование устаревших документов квалифицируется Роскомнадзором как отсутствие актуальных организационных мер защиты персональных данных.
Это влечёт:
-
выдачу предписаний об устранении нарушений;
-
установление жёстких сроков актуализации документации;
-
повторные или контрольные проверки;
-
повышенный риск административной ответственности.
На практике
На практике Роскомнадзор выявляет устаревшие документы путём сопоставления дат утверждения, содержания ОРД и действующих норм законодательства. Даже при отсутствии утечек или жалоб использование неактуальной документации рассматривается как нарушение требований 152-ФЗ.
Вывод однозначен: старые документы формально могут существовать, но при изменении законодательства они перестают действовать с точки зрения правоприменения, если не приведены в соответствие с актуальными требованиями.
