Как часто нужно обновлять ОРД по персональным данным

Федеральный закон № 152-ФЗ не устанавливает конкретных сроков или периодичности обновления организационно-распорядительной документации по персональным данным. В законодательстве отсутствуют требования вида «раз в год» или «раз в три года».

При этом 152-ФЗ обязывает оператора:

• принимать необходимые и достаточные организационные меры;

• обеспечивать их актуальность;

• поддерживать соответствие документов фактической обработке персональных данных.

Документы считаются действительными только до тех пор, пока они отражают реальные процессы обработки персональных данных. При изменении этих процессов необходимость обновления ОРД возникает автоматически, независимо от даты последнего утверждения.

Обновление организационно-распорядительной документации требуется каждый раз, когда меняются условия обработки персональных данных. Использование документов, не отражающих такие изменения, рассматривается как несоответствие требованиям 152-ФЗ.

К изменениям, требующим обязательного обновления ОРД, относятся:

• изменение целей обработки персональных данных;

• изменение категорий персональных данных или субъектов;

• начало обработки новых видов персональных данных;

• внедрение или изменение информационных систем персональных данных;

• запуск сайта, онлайн-сервисов или новых форм сбора данных;

• передача обработки персональных данных новым третьим лицам;

• изменение организационной структуры или распределения ответственности;

• изменение порядка доступа сотрудников к персональным данным.

Даже если изменения кажутся незначительными, их отсутствие в ОРД может быть выявлено при проверке и квалифицировано как использование устаревшей документации.

Ваши документы по 152-ФЗ ещё актуальны?

Создадим актуальный комплект ОРД

Разработаем и внедрим документы по 152-ФЗ, чтобы они соответствовали последним правкам в законодательстве и практике Роскомнадзора.

Оставить заявку

Организационно-распорядительная документация подлежит обновлению не только при изменении деятельности оператора, но и при изменении требований законодательства о персональных данных. Использование документов, не учитывающих актуальные нормы, рассматривается Роскомнадзором как нарушение.

Обновление ОРД требуется при:

• внесении изменений в 152-ФЗ;

• принятии новых подзаконных актов в сфере персональных данных;

• изменении требований к мерам защиты персональных данных;

• появлении официальных разъяснений и правоприменительной практики, влияющих на порядок обработки данных.

Если ОРД не приведена в соответствие с действующими требованиями, такие документы признаются устаревшими, даже если фактически процессы обработки не менялись.

На практике операторы персональных данных обновляют ОРД не по формальному графику, а в зависимости от изменений в деятельности и требованиях законодательства. При этом выработался устойчивый подход, который учитывается и при проверках Роскомнадзора.

Наиболее распространённая практика:

• постоянный контроль актуальности ОРД без формальной привязки к срокам;

• плановая проверка документов не реже одного раза в год — как внутренний аудит;

• внеплановое обновление документов при любых изменениях в процессах обработки персональных данных;

• актуализация ОРД после изменений законодательства или правоприменительной практики.

Роскомнадзор оценивает, соответствуют ли документы текущему состоянию дел, а не то, как давно они были утверждены.

Что происходит, если ОРД не обновлять

Использование неактуальной организационно-распорядительной документации приравнивается Роскомнадзором к отсутствию организационных мер защиты персональных данных. Даже при наличии формально утверждённых документов оператор считается не выполнившим требования 152-ФЗ, если документы не отражают реальные условия обработки.

На практике это приводит к следующим последствиям:

• фиксация использования устаревших документов как самостоятельного нарушения;

• выдача предписания об актуализации ОРД в сжатые сроки;

• проведение контрольных или повторных проверок;

• усиление внимания к иным аспектам обработки персональных данных;

• риск привлечения к административной ответственности.

В актах проверок часто указывается, что локальные акты «не соответствуют фактической деятельности» или «не учитывают изменения законодательства», что квалифицируется как нарушение организационных мер защиты персональных данных.

Ваши документы по ПДн живут отдельно от бизнеса?

Встроим защиту данных в ваши рабочие процессы

Мы создадим не просто папку с приказами, а логичную систему ОРД, которая станет частью операционной деятельности и будет соблюдаться вашими сотрудниками на практике.

Оставить заявку

Нужно ли переутверждать документы при обновлении

При обновлении ОРД вопрос переутверждения документов зависит от характера изменений. В большинстве случаев обновлённые документы подлежат повторному утверждению уполномоченным лицом.

Переутверждение требуется, если:

• в документ вносятся существенные изменения;

• меняются цели, способы или объём обработки персональных данных;

• корректируются обязанности сотрудников или ответственных лиц;

• обновляются регламенты доступа и меры защиты.

При незначительных изменениях допускается оформление изменений отдельным приказом или приложением, однако такие изменения также должны быть официально утверждены.

Как выстроить процесс актуализации ОРД

Для соблюдения требований законодательства необходимо выстроить постоянный процесс актуализации организационно-распорядительной документации, а не обновлять её эпизодически.

Практически это означает:

• назначение ответственного за контроль актуальности ОРД;

• фиксацию всех изменений в процессах обработки персональных данных;

• регулярный внутренний аудит документации;

• документирование внесённых изменений;

• хранение актуальных и архивных версий документов;

• своевременное утверждение обновлённых документов.

Ключевым элементом этой системы является регулярный аудит ОРД. Он позволяет объективно оценить её соответствие как текущему законодательству, так и реальным процессам компании, и даёт основу для плановой и своевременной актуализации.

На практике

На практике Роскомнадзор в первую очередь проверяет актуальность документов, а не дату их последнего обновления. Устаревшие ОРД выявляются путём сопоставления документов с фактическими процессами, сайтом, уведомлением и кадровой практикой.

Чаще всего нарушения выявляются у операторов, которые разработали ОРД один раз и не пересматривали её годами. Регулярный контроль актуальности и своевременное обновление документации позволяют избежать предписаний и подтвердить выполнение требований 152-ФЗ при проверках.

Не хотите рисковать штрафами?

Доверьте защиту персональных данных профессионалам

Создадим индивидуальный пакет документов и выстроим систему защиты данных под ваш бизнес под ключ.

Подробнее об услуге