Если ИП на УСН работает с клиентами, сотрудниками, принимает заявки через сайт или иные каналы, он автоматически признаётся оператором персональных данных и обязан выстроить систему их обработки и защиты в соответствии с 152-ФЗ.
На практике распространена ошибка, когда УСН воспринимается как «упрощённый режим» во всём, включая защиту персональных данных. Однако Роскомнадзор оценивает не налоговый статус предпринимателя, а наличие или отсутствие системы управления персональными данными.
Влияет ли УСН на требования по ПДн
Система налогообложения не оказывает никакого влияния на требования законодательства о персональных данных.
Почему УСН не даёт послаблений
УСН регулирует исключительно:
-
порядок расчёта и уплаты налогов;
-
формы налоговой отчётности;
-
взаимодействие с налоговыми органами.
Она не затрагивает вопросы:
-
защиты персональных данных;
-
прав субъектов ПДн;
-
обязанностей оператора ПДн.
Следовательно, ИП на УСН обязан соблюдать 152-ФЗ в полном объёме наравне с ИП на ОСН или патенте.
На кого распространяется 152-ФЗ
Закон распространяется на всех операторов персональных данных, в том числе:
-
индивидуальных предпринимателей;
-
самозанятых (в рамках деятельности);
-
юридических лиц.
решающим фактором является не налоговый режим, а факт обработки персональных данных.
Роль ИП как оператора ПДн
ИП признаётся оператором ПДн, если он:
-
самостоятельно определяет цели обработки данных;
-
принимает решения о способах их обработки;
-
фактически осуществляет работу с персональными данными физических лиц.
Когда ИП на УСН обязан иметь документы по ПДн
Обязанность ИП на УСН иметь документы по персональным данным возникает при любой обработке данных физических лиц в рамках предпринимательской деятельности.
ИП с сотрудниками
Если у ИП есть работники, он обрабатывает:
-
паспортные данные;
-
сведения о стаже, образовании;
-
данные для расчёта заработной платы и налогов.
В этом случае документы по ПДн обязательны независимо от количества сотрудников и масштаба бизнеса.
ИП, работающий с клиентами-физлицами
Документы по ПДн требуются, если ИП:
-
оказывает услуги гражданам;
-
продаёт товары физическим лицам;
-
заключает договоры с физическими лицами.
Даже при одном клиенте ИП обязан иметь систему обработки и защиты персональных данных.
ИП с сайтом, CRM и онлайн-формами
Наличие сайта, формы обратной связи, CRM или мессенджеров автоматически означает обработку персональных данных в электронной форме.
Это требует не только наличия документов, но и соблюдения требований к защите информации.
Передача данных третьим лицам
Если ИП передаёт данные:
-
в бухгалтерию на аутсорсе;
-
платёжным и курьерским сервисам;
-
облачным платформам,
необходимы договоры с условиями обработки ПДн и внутренние регламенты.
Типовые ошибки ИП на УСН
Именно ИП на УСН чаще всего допускают нарушения в сфере персональных данных из-за неверного понимания своих обязанностей.
«УСН = упрощённые требования»
Одна из самых распространённых ошибок. УСН упрощает налогообложение, но не освобождает от требований 152-ФЗ.
Отсутствие документов по ПДн
Многие ИП:
-
не имеют политики обработки ПДн;
-
не оформляют порядок хранения и уничтожения данных;
-
не регулируют доступ к информации.
Отсутствие документов трактуется как отсутствие системы защиты персональных данных.
Использование шаблонов без адаптации
Даже если документы есть, они часто:
-
не соответствуют реальным процессам;
-
не учитывают специфику бизнеса;
-
не применяются на практике.
Игнорирование сайта и онлайн-каналов
ИП часто забывают, что:
-
формы обратной связи;
-
заявки;
-
переписка в мессенджерах;
-
онлайн-оплаты
являются полноценной обработкой персональных данных и требуют соблюдения 152-ФЗ.
Как ИП на УСН выстроить документы без лишней бюрократии
Цель ИП на УСН — не создать максимальное количество документов, а выстроить работающую и адекватную масштабу бизнеса систему защиты персональных данных.
Начать с анализа реальных процессов
Первый шаг — определить:
-
какие персональные данные реально обрабатываются;
-
у каких субъектов (клиенты, сотрудники, подрядчики);
-
для каких целей используются;
-
кому и куда передаются.
Это позволяет исключить избыточные документы и оставить только действительно необходимые.
Сформировать минимально достаточный комплект документов
Для большинства ИП на УСН достаточно:
-
политики обработки персональных данных;
-
порядка хранения и уничтожения данных;
-
согласий (там, где они действительно нужны);
-
договоров с условиями обработки ПДн при передаче данных третьим лицам.
Отсутствие «толстой папки» не является нарушением, если система соответствует требованиям закона и реальным процессам.
Адаптировать документы под бизнес, а не наоборот
Документы должны отражать:
-
фактические способы работы с данными;
-
реальные каналы взаимодействия с клиентами;
-
используемые сервисы и инструменты.
Формальные шаблоны без привязки к деятельности ИП не защищают от ответственности.
Обеспечить применение документов на практике
Даже минимальный комплект документов должен реально работать:
-
доступ к данным должен быть ограничен;
-
данные должны храниться в защищённых местах;
-
уничтожение данных должно происходить по установленному порядку.
Регулярно актуализировать систему
Любые изменения в деятельности ИП:
-
запуск сайта;
-
подключение сервисов;
-
найм сотрудников
должны сопровождаться пересмотром документов по ПДн.
На практике
ИП на УСН регулярно привлекаются к ответственности за нарушения в сфере персональных данных, несмотря на упрощённый налоговый режим.
Простая, но грамотно выстроенная система документов по ПДн позволяет:
-
пройти проверки без штрафов;
-
снизить риски жалоб со стороны клиентов и работников;
-
доказать добросовестность при проверках.
