Все операторы персональных данных — от юридических лиц до индивидуальных предпринимателей и самозанятых — обязаны не только регистрироваться в Роскомнадзоре, но и своевременно вносить изменения в ранее поданные сведения, если они становятся неактуальными. Это касается любых корректировок: от смены адреса до изменения целей обработки или перечня собираемых данных.
Обязанность по актуализации сведений закреплена в статье 22 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», в частности, в пункте 7, где прямо указано: «В случае изменения сведений, оператор не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором возникли такие изменения, обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных обо всех произошедших за указанный период изменениях.». Это касается и случаев прекращения обработки персональных данных, только в случае прекращения обработки ПДн уведомить орган нужно в течении 10 дней.
Многие ошибочно считают, что достаточно однократно подать уведомление, и на этом обязательства заканчиваются. На практике это не так: любое изменение данных требует подачи нового уведомления с пометкой о корректировке.
В этой статье вы узнаете:
- в каких случаях необходимо обновить данные;
- как проверить, подавалось ли уведомление ранее;
- где посмотреть уже зарегистрированные сведения;
- и как внести изменения в Роскомнадзор корректно и без штрафов.
Если вы вообще не заполняли уведомление в Роскомнадзор, узнать пошагово как это сделать можно тут.
Как проверить, подавалось ли уведомление ранее
Перед тем как вносить изменения, важно убедиться: было ли уведомление в Роскомнадзор подано изначально. Проверка занимает несколько минут и проводится через открытый реестр операторов персональных данных.
Шаг 1. Перейдите в реестр Роскомнадзора
Официальный адрес:
https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/
Шаг 2. Найдите себя по ИНН или названию
Введите:
- ИНН — для организаций, ИП и самозанятых;
- Полное или сокращённое наименование — для юридических лиц.
Система отобразит список операторов с привязкой к номеру уведомления, дате подачи и статусу.
Если вы нашли себя:
Вы уже зарегистрированы, и теперь можете подать обновлённое уведомление об изменении данных.
Если вы не найдены:
- Скорее всего, уведомление не подавалось;
- Либо подано некорректно;
- В таком случае необходимо оформить первичное уведомление, а не корректировку.
Посмотреть поданные раннее данные можно нажав на наименование вашей организации.
Для заполнения изменений в реестр операторов персональных данных вам потребуется регистрационный номер
Как внести изменения в уведомление в Роскомнадзор
Важно: вы не отредактируете старое уведомление, вы подаёте новое — с актуальными сведениями, указав, что оно подаётся в связи с изменением данных. Это предусмотрено самим форматом взаимодействия с Роскомнадзором.
Шаг 1. Перейдите в реестр операторов персональных данных
Перейдите на официальный сайт Роскомнадзора:
https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/
В правой части экрана нажмите на «Информационное письмо о внесении изменений в сведения в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных».
Шаг 2. На открывшейся странице выберите способ подачи изменений в реестр операторов:
- С аутентификацией через Госуслуги. Нажмите «Подать уведомление (перейти к сервису ЕСИА)
- В бумажном виде. После заполнения данных, форму можно распечатать и отправить в территориальный орган.
- В электронном виде с использованием электронной подписи
Шаг 3. После выбора способа подачи обновленных сведений в реестр операторов ПДн заполните поля формы.
Важно. Заполнять необходимо только те поля уведомления, в которые вносятся изменения. Поля отмеченные * обязательны для заполнения
Подробно посмотреть, как заполнить поля уведомления в Роскомнадзор можно тут.
Шаг 4. Подпишите и отправьте уведомление
После заполнения:
- подтвердите данные;
- подпишите (в зависимости от формы — через ЕСИА или ЭП);
- нажмите «Отправить».
На экране отобразится уведомление об успешной отправке.
Шаг 5. Ожидайте рассмотрения
Срок рассмотрения — до 30 календарных дней.
После этого в реестре отразится новая запись, заменяющая предыдущую.
Когда требуется подать уведомление об изменении данных
По закону № 152-ФЗ, оператор персональных данных обязан поддерживать актуальность сведений, содержащихся в уведомлении, направленном в Роскомнадзор. Это значит: при любых изменениях, затрагивающих параметры обработки данных, необходимо повторно направить уведомление — уже с обновлённой информацией.
Такая обязанность возникает в следующих случаях:
Типичные ситуации, когда нужно обновлять уведомление:
- Изменение юридического адреса или места фактического осуществления обработки данных;
- Смена руководителя организации или лица, ответственного за обработку ПДн;
- Изменение перечня обрабатываемых персональных данных (например, добавление паспортных данных, фото и т.п.);
- Корректировка целей обработки — например, добавление маркетинговой рассылки;
- Изменение категории субъектов (например, начали обрабатывать данные не только клиентов, но и сотрудников/подрядчиков);
- Добавление трансграничной передачи данных;
- Изменение места хранения данных (например, переход в облачные сервисы);
- Внедрение новой ИС ПДн (информационной системы персональных данных).
Любой из этих пунктов — основание для подачи обновлённого уведомления в Роскомнадзор об изменении данных.
Важно: если изменения произошли, а уведомление не подано — оператор может быть привлечён к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ.
Ответственность за несвоевременное обновление данных
Несвоевременное внесение изменений в уведомление о персональных данных — прямое нарушение требований закона. В соответствии со статьёй 13.11 КоАП РФ, за несоблюдение порядка обработки ПДн предусмотрена административная ответственность.
Когда возникает ответственность:
- вы подали уведомление, но не обновили его после смены адреса, целей, категорий данных и т.п.;
- вы продолжаете использовать старые сведения, которые уже не соответствуют действительности;
- вы не уведомили Роскомнадзор о новых условиях хранения или передачи персональных данных.
Возможные санкции:
- Для физических лиц (в том числе самозанятых): штраф от 5 000 до 10 000 рублей;
- Для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
- Для юридических лиц — от 100 000 до 300 000 рублей.
Также возможны:
- Предписания об устранении нарушений;
- Внеплановые проверки со стороны Роскомнадзора;
- Репутационные последствия (например, если данные субъекта утекли, а уведомление было устаревшим).
Чтобы избежать ответственности, достаточно вовремя отслеживать изменения в своей деятельности и оперативно подавать актуализированное уведомление. Это занимает меньше времени, чем разбирательство с регулятором.
Почему важно своевременно обновлять данные в Роскомнадзоре
Обязанность уведомлять Роскомнадзор касается не только первой регистрации, но и поддержания сведений в актуальном состоянии. Любые изменения, касающиеся обработки персональных данных — от смены адреса до обновления целей или состава обрабатываемых данных — требуют подачи обновлённого уведомления.
В этой статье мы разобрали:
- когда именно необходимо вносить изменения;
- как проверить своё уведомление и статус регистрации;
- как подать уведомление об изменении данных через личный кабинет;
- как убедиться, что новая информация принята и внесена в реестр.
Важно: несвоевременное обновление сведений может привести к штрафам и проверкам, поэтому рекомендуем регулярно отслеживать свою запись в реестре операторов и своевременно её корректировать.
