Когда арендодатель обрабатывает ПДн:
- при заключении договора аренды с физическим лицом;
- при составлении актов приёма-передачи и иных приложений к договору;
- при взаимодействии с управляющими компаниями или ТСЖ, если передаются данные арендатора;
- при получении оплаты аренды (банковские реквизиты, данные карт).
Обоснование по законодательству
- Ст. 3 ФЗ-152 — персональные данные включают любую информацию, относящуюся к определяемому лицу; данные арендатора однозначно подпадают под это определение.
- Ст. 6 ФЗ-152, ч. 1, п. 2 — согласие не требуется, если обработка необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект. Это означает, что заключение договора аренды — законное основание для обработки ПДн без отдельного согласия.
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан обеспечить защиту ПДн, которые обрабатывает.
Практика и позиция Роскомнадзора
Роскомнадзор указывает: арендодатель, даже будучи физическим лицом, выступает оператором ПДн, если он хранит или использует данные арендатора. Проверки показывают, что нарушения чаще всего связаны с избыточным сбором данных или ненадлежащим хранением документов.
Пример: агентство недвижимости хранило копии паспортов арендаторов в открытых папках без ограничений доступа. Проверка РКН признала это нарушением.
Другой случай: арендодатель собирал только те данные, которые необходимы для договора аренды, и обеспечивал их хранение. Нарушений не выявлено.
Что важно учитывать арендодателям
Не допускается собирать избыточные данные (например, сведения о здоровье или семейной жизни, если это не имеет отношения к договору аренды). Также нельзя передавать данные арендатора третьим лицам без его согласия, кроме случаев, предусмотренных законом.
Рекомендации и выводы
Да, арендодатели обязаны соблюдать ФЗ-152. Чтобы избежать нарушений:
- Обрабатывайте только те данные арендатора, которые необходимы для заключения договора.
- Обеспечьте хранение документов (договоров, копий паспортов) в защищённом виде.
- Не передавайте данные третьим лицам без согласия арендатора.
- Включите порядок работы с персональными данными арендаторов в комплект документов по ФЗ-152 (особенно актуально для юрлиц и агентств недвижимости).
Компания ICTech поможет арендодателям и агентствам недвижимости выстроить процесс обработки данных арендаторов, подготовить регламенты и полный пакет документов по ФЗ-152, чтобы исключить претензии Роскомнадзора.
