Обоснование по законодательству
Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»:
-
ст. 22.1 ч. 3 — ответственное лицо обязано обеспечивать соблюдение требований законодательства и информировать работников;
-
ст. 18.1 ч. 1 — оператор должен принимать меры по обеспечению выполнения обязанностей, включая контроль.
Таким образом, отчётность — это форма фиксации выполнения обязанностей, которая может быть предъявлена при проверке Роскомнадзора.
Типичные ошибки организаций
— Не ведут никаких отчётов, ограничиваясь приказом о назначении ответственного.
— Оформляют отчёт в устной форме без фиксации на бумаге или в электронном документе.
— Пишут слишком общо («нарушений нет»), без конкретных данных и проверок.
— Не определяют периодичность и порядок представления отчётов руководителю.
Особенности применения на практике
В малых компаниях отчёт может быть кратким и предоставляться раз в год. В более крупных организациях целесообразно делать квартальные отчёты. В документе фиксируют:
-
перечень проведённых мероприятий (обновление политики, инструктаж сотрудников, проверка журналов согласий и актов об уничтожении ПДн);
-
выявленные нарушения или риски;
-
принятые меры и предложения по улучшению системы защиты ПДн;
-
сведения о запросах субъектов ПДн и о предоставленных ответах.
Документ подписывается ответственным и направляется руководителю. На отчёте можно проставлять резолюцию («Принято к сведению», «Согласен»).
Рекомендации и выводы
Оформляйте отчёт ответственного за ПДн как внутренний документ — письменный или электронный, с подписью. Определите периодичность (раз в квартал или раз в год), указывайте конкретные факты, мероприятия и выводы. Храните отчёты вместе с остальными документами по ПДн, чтобы показать Роскомнадзору, что в компании есть реальный контроль.
Если вы хотите, чтобы система работы ответственного была документально подтверждена и все отчёты соответствовали требованиям закона, закажите в ICTech разработку полного пакета документов по обработке персональных данных в организации. Мы подготовим для вас шаблоны отчётов, приказы, регламенты и обеспечим вашей компании готовность к любой проверке, снизив риск штрафов и претензий.
