Алексей Ветров
Эксперт по защите данных IC-TECH
Федеральный закон № 152-ФЗ прямо не устанавливает конкретный срок хранения резюме кандидатов. Но он закрепляет принцип: персональные данные должны храниться не дольше, чем этого требуют цели обработки (ст. 5, ч. 7 ФЗ-152).
Применительно к резюме:
- если резюме получено для рассмотрения кандидата на конкретную вакансию, данные можно хранить только до момента принятия решения (принят/отказ). После этого резюме должно быть уничтожено, если не оформлено согласие на более длительное хранение;
- если работодатель хочет хранить резюме для кадрового резерва, необходимо отдельное согласие кандидата с указанием срока хранения (обычно 6–12 месяцев).
- бессрочное хранение резюме кандидатов без согласия незаконно и может повлечь штраф от Роскомнадзора.
Обоснование по законодательству
- Ст. 5 ФЗ-152, ч. 7 — персональные данные подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
- Ст. 6 ФЗ-152 — допускает обработку ПДн без согласия для заключения договора по инициативе субъекта (то есть для рассмотрения конкретной вакансии).
- Ст. 9 ФЗ-152 — для иных целей (например, формирование кадрового резерва) требуется отдельное согласие.
- С 01.09.2025 согласие оформляется как самостоятельный документ, а не как часть анкеты или договора.
Практика проверок Роскомнадзора
- В компании хранили резюме всех кандидатов годами, хотя брали их только для конкретных вакансий. Проверка квалифицировала это как избыточное хранение ПДн — штраф по ст. 13.11 КоАП РФ.
- В другой организации был регламент: хранение резюме в кадровом резерве до 12 месяцев при наличии согласия кандидата. Проверка подтвердила соответствие требованиям закона.
Важный нюанс
Если кандидат не принят на работу и согласие не оформлено, резюме хранить нельзя.
Если кандидат согласился на включение в «кадровый резерв», срок хранения должен быть ограничен и указан в согласии (например, 6 или 12 месяцев). мПо окончании срока хранения резюме необходимо уничтожить (составляется акт об уничтожении).
Рекомендации и выводы
- Для откликов на конкретную вакансию храните резюме только до окончания отбора.
- Для кадрового резерва берите отдельное согласие с ограниченным сроком хранения (6–12 месяцев).
- По истечении срока оформляйте акт уничтожения и удаляйте копии.
- Включите порядок работы с резюме в комплект документов по 152-ФЗ (регламент хранения, форма согласия, образцы актов).
Компания ICTech подготовит для вашей организации безопасный регламент хранения резюме кандидатов, формы согласий и акты об уничтожении, встроив их в пакет документов по ФЗ-152. Это поможет пройти проверку Роскомнадзора без штрафов.
Хотите защитить себя от проверок и штрафов?
Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.
