Как оформить факт обучения сотрудников по ПДн?

Факт обучения сотрудников работе с персональными данными обязательно должен быть документально подтверждён. Простого устного инструктажа недостаточно — Роскомнадзор требует доказательств того, что оператор выполнил свои обязанности по ФЗ-152 и ознакомил работников с правилами обработки данных.

Что оформляется при обучении сотрудников:

1. Программа обучения (инструктажа) — документ, в котором описаны темы: основы ФЗ-152, принципы обработки ПДн, ответственность за нарушения, правила хранения и передачи, порядок уничтожения.
2. Приказ руководителя о проведении инструктажа или обучения.
3. Журнал учёта инструктажей (обучения) — фиксирует дату, тему, ФИО сотрудника, подписи обучающего и обучаемого.
4. Подпись сотрудника на экземпляре инструкции или в журнале о том, что он ознакомлен с правилами.
5. При необходимости — тестирование или проверка знаний, результаты которого также подшиваются в документы.

Обоснование по законодательству

• Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан принять локальные акты и меры по соблюдению законодательства, включая обучение персонала.
• Ст. 19 ФЗ-152 — организационные меры по защите ПДн предполагают инструктаж и подготовку сотрудников.
• Приказ ФСТЭК № 21 от 18.02.2013 — прямо указывает на необходимость документального подтверждения обучения работников.
• Ст. 90 ТК РФ — работники обязаны сохранять конфиденциальность ПДн, что возможно только при предварительном ознакомлении с правилами.

Практика проверок Роскомнадзора

Роскомнадзор часто запрашивает журналы инструктажей и приказы о проведении обучения. В одной организации сотрудники были ознакомлены устно, но документальных подтверждений не оказалось. Проверка признала это нарушением и выдала предписание. В другой компании обучение фиксировалось в журнале и подтверждалось приказами руководителя — это признали надлежащим исполнением требований.

Что важно учесть при оформлении

• Журнал инструктажей должен быть прошнурован, пронумерован и утверждён подписью руководителя.
• Обучение проводится при приёме на работу, а также регулярно (например, раз в год).
• Форма документации может быть бумажной или электронной, но обязательно должна содержать подписи сотрудников.
• Важно хранить документы об обучении в архиве не менее установленного срока (обычно 3–5 лет).

Рекомендации и выводы

Да, факт обучения по ПДн должен быть обязательно оформлен документально. Для этого организации нужно:

1. Утвердить программу обучения.
2. Издать приказ о проведении инструктажа.
3. Вести журнал учёта инструктажей с подписями сотрудников.
4. Хранить копии подписанных инструкций и приказы в кадровых или архивных документах.

Компания ICTech подготовит для вашей организации программу обучения, журнал учёта инструктажей и формы приказов, включив их в пакет документов по ФЗ-152. Это позволит вам легко пройти проверку Роскомнадзора и реально защитить данные.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге