Факт обучения сотрудников работе с персональными данными обязательно должен быть документально подтверждён. Простого устного инструктажа недостаточно — Роскомнадзор требует доказательств того, что оператор выполнил свои обязанности по ФЗ-152 и ознакомил работников с правилами обработки данных.
Что оформляется при обучении сотрудников:
- Программа обучения (инструктажа) — документ, в котором описаны темы: основы ФЗ-152, принципы обработки ПДн, ответственность за нарушения, правила хранения и передачи, порядок уничтожения.
- Приказ руководителя о проведении инструктажа или обучения.
- Журнал учёта инструктажей (обучения) — фиксирует дату, тему, ФИО сотрудника, подписи обучающего и обучаемого.
- Подпись сотрудника на экземпляре инструкции или в журнале о том, что он ознакомлен с правилами.
- При необходимости — тестирование или проверка знаний, результаты которого также подшиваются в документы.
Обоснование по законодательству
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан принять локальные акты и меры по соблюдению законодательства, включая обучение персонала.
- Ст. 19 ФЗ-152 — организационные меры по защите ПДн предполагают инструктаж и подготовку сотрудников.
- Приказ ФСТЭК № 21 от 18.02.2013 — прямо указывает на необходимость документального подтверждения обучения работников.
- Ст. 90 ТК РФ — работники обязаны сохранять конфиденциальность ПДн, что возможно только при предварительном ознакомлении с правилами.
Практика проверок Роскомнадзора
Роскомнадзор часто запрашивает журналы инструктажей и приказы о проведении обучения. В одной организации сотрудники были ознакомлены устно, но документальных подтверждений не оказалось. Проверка признала это нарушением и выдала предписание. В другой компании обучение фиксировалось в журнале и подтверждалось приказами руководителя — это признали надлежащим исполнением требований.
Что важно учесть при оформлении
- Журнал инструктажей должен быть прошнурован, пронумерован и утверждён подписью руководителя.
- Обучение проводится при приёме на работу, а также регулярно (например, раз в год).
- Форма документации может быть бумажной или электронной, но обязательно должна содержать подписи сотрудников.
- Важно хранить документы об обучении в архиве не менее установленного срока (обычно 3–5 лет).
Рекомендации и выводы
Да, факт обучения по ПДн должен быть обязательно оформлен документально. Для этого организации нужно:
- Утвердить программу обучения.
- Издать приказ о проведении инструктажа.
- Вести журнал учёта инструктажей с подписями сотрудников.
- Хранить копии подписанных инструкций и приказы в кадровых или архивных документах.
Компания ICTech подготовит для вашей организации программу обучения, журнал учёта инструктажей и формы приказов, включив их в пакет документов по ФЗ-152. Это позволит вам легко пройти проверку Роскомнадзора и реально защитить данные.
