Алексей Ветров
Эксперт по защите данных IC-TECH
Внутренний приказ об отмене устаревших документов по персональным данным необходим для поддержания актуальности локальной нормативной базы. Он фиксирует, что прежние акты больше не применяются, и предотвращает риски, когда сотрудники продолжают использовать утратившие силу документы.
Обоснование по законодательству
- ФЗ-152, ст. 18.1, ч. 1 — оператор обязан принимать локальные акты, регулирующие обработку ПДн, и поддерживать их в актуальном состоянии.
- Трудовой кодекс РФ, ст. 8 — работодатель принимает локальные нормативные акты и вправе изменять или отменять их при необходимости.
- Методические рекомендации Роскомнадзора — отмечают, что устаревшие акты должны изыматься из документооборота, чтобы избежать противоречий с действующими правилами.
Что должно содержать приказ об отмене
- Наименование и реквизиты отменяемых документов — полный список приказов, положений, регламентов или инструкций, которые теряют силу.
- Основание для отмены — указание на принятие новых документов, изменения законодательства или организационной структуры.
- Дата, с которой документы утрачивают силу.
- Ответственное лицо за изъятие старых документов и доведение информации до сотрудников.
- Распоряжение о хранении отменённых актов в архиве для подтверждения истории документооборота.
Практика проверок Роскомнадзора
Роскомнадзор при проверках уделяет внимание актуальности документов. Если сотрудники руководствуются устаревшими актами, это фиксируется как нарушение. Приказ об отмене и факт ознакомления сотрудников с новыми документами помогают компании доказать, что внутренний контроль ведётся надлежащим образом.
Рекомендации и выводы
Компании рекомендуется:
- регулярно пересматривать локальные акты по ПДн и выявлять устаревшие;
- оформлять отдельные приказы об их отмене;
- фиксировать факт ознакомления сотрудников с новыми правилами;
- хранить отменённые документы в архиве вместе с приказом об их отмене.
Компания ICTech поможет разработать систему документооборота по ПДн, включая порядок актуализации, отмены устаревших документов и их архивного хранения. Это позволит вашей организации всегда иметь под рукой только актуальные регламенты и избежать претензий при проверке.
Хотите защитить себя от проверок и штрафов?
Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.
