Если основной ответственный по персональным данным отсутствует (например, в отпуске, на больничном или в командировке), организация обязана обеспечить непрерывность выполнения его функций. Для этого руководитель компании может оформить временное назначение другого сотрудника.
На практике это делается двумя способами:
- Приказ о временном возложении обязанностей — издаётся отдельный приказ на период отсутствия основного ответственного. В приказе указываются даты, ФИО и должность временно назначенного лица, а также формулировка «возложить обязанности ответственного за организацию обработки персональных данных».
- Закрепление в должностной инструкции — можно заранее прописать в инструкции или локальном акте, что при отсутствии ответственного его обязанности исполняет, например, заместитель директора или начальник отдела кадров.
Важно: Роскомнадзор при проверках требует, чтобы у компании всегда было ответственное лицо. Если на момент проверки ответственный в отпуске, а замещение не оформлено, это может быть квалифицировано как нарушение ФЗ-152.
Обоснование по законодательству
- Ст. 22.1 ФЗ-152 — оператор обязан назначить лицо, ответственное за организацию обработки ПДн.
- Ст. 8 Трудового кодекса РФ — работодатель вправе принимать локальные акты, регулирующие распределение обязанностей.
- Ст. 60.2 Трудового кодекса РФ — допускается временное исполнение обязанностей другого сотрудника на основании приказа.
Практика Роскомнадзора
В ходе проверок Роскомнадзор обращает внимание, кто фактически исполняет обязанности ответственного в период отсутствия назначенного лица. В ряде случаев инспекторы указывали на нарушения, когда компания не смогла представить приказ о временном замещении. В других организациях, где действовал заранее утверждённый порядок (например, «обязанности ответственного в отсутствие исполняет заместитель директора»), претензий не возникало.
Что важно учитывать компаниям
- Временный приказ должен содержать чёткие даты и основания (например, «на период ежегодного отпуска с 10.07 по 28.07»).
- У временно назначенного лица должны быть полномочия для исполнения обязанностей: доступ к документам, системам, праву подписи.
- По завершении периода действия приказа обязанности автоматически возвращаются основному ответственному.
Рекомендации и выводы
Да, временное назначение ответственного за ПДн обязательно, если основной сотрудник отсутствует. Чтобы не допустить нарушений:
- Издавайте приказ о временном возложении обязанностей.
- Либо заранее закрепите порядок замещения в должностных инструкциях или локальном положении.
- Убедитесь, что временно назначенное лицо знает свои функции и имеет доступ к нужным документам.
Компания ICTech поможет вашей организации разработать приказ о временном назначении, а также подготовить положение о распределении обязанностей по ПДн, чтобы всегда соответствовать требованиям ФЗ-152.
