Как оформить замену ответственного за ПДн?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Замена ответственного за обработку персональных данных (ПДн) оформляется распорядительным актом руководителя организации — приказом о прекращении полномочий прежнего ответственного и назначении нового.

Как оформить замену ответственного за ПДн

1. Приказ об освобождении от обязанностей

   • Если ответственный увольняется или переводится на другую должность, издаётся приказ:

     • «Освободить (ФИО, должность) от обязанностей ответственного за организацию обработки ПДн».

   • Можно оформить всё в одном приказе: освободить прежнего и назначить нового.

2. Приказ о назначении нового ответственного

   • Должен содержать:

     • основание (152-ФЗ, ст. 22.1);

     • ФИО и должность назначаемого сотрудника;

     • перечень основных обязанностей (или ссылка на должностную инструкцию/положение);

     • указание на то, что новый ответственный обязан ознакомиться с локальными актами по ПДн.

3. Должностная инструкция

   • Если меняется сотрудник, его должностную инструкцию дополняют обязанностями по ПДн (или утверждают новую).

   • Новый ответственный должен быть ознакомлен под подпись.

4. Оповещение сотрудников

   • Важно довести до работников компании, кто теперь является ответственным (например, служебной запиской или приказом по организации).

5. Документирование

   • Храните оба приказа (о снятии обязанностей и назначении нового) в папке с документами по ПДн.

   • При проверке Роскомнадзор может запросить документы, подтверждающие преемственность обязанностей.

Обоснование по законодательству

• 152-ФЗ «О персональных данных»:

  • ст. 22.1 ч. 1 — оператор обязан назначить лицо, ответственное за организацию обработки ПДн.

• ТК РФ:

  • ст. 60.2 — допускается возложение дополнительных обязанностей на работника.

  • ст. 72.1 — изменение условий труда оформляется приказом и соглашением.

Типичные ошибки организаций

• Формально назначают нового ответственного, но не издают приказ об освобождении предыдущего (в итоге при проверке может оказаться, что ответственных «два»).

• Не знакомят нового ответственного с локальными актами.

• Не вносят обязанности в должностную инструкцию или не оформляют ознакомление.

Рекомендации и выводы

1. Замена ответственного всегда оформляется приказом руководителя.

2. Лучше оформить один приказ: освободить прежнего и назначить нового.

3. Обеспечьте ознакомление нового ответственного с локальными актами и инструкциями.

4. Храните все приказы в пакете документов по ПДн, чтобы подтвердить преемственность полномочий.

Если вы хотите, чтобы назначение, замена и работа ответственного за ПДн были оформлены юридически корректно и соответствовали 152-ФЗ, специалисты ICTech подготовят для вас полный пакет документов по обработке персональных данных. В него войдут шаблоны приказов (о назначении, замещении, замене), должностные инструкции и регламенты, что позволит компании без проблем пройти проверку Роскомнадзора.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге