Алексей Ветров
Эксперт по защите данных IC-TECH
Проверки Роскомнадзора всегда включают контроль того, как организация хранит персональные данные. Инспекторы смотрят не только документы, но и фактическое исполнение правил. Чтобы пройти проверку без нарушений, важно заранее выстроить систему хранения и подготовить доказательства.
Что проверяют
Роскомнадзор оценивает:
- наличие перечня мест хранения ПДн (базы, архивы, рабочие компьютеры, облачные сервисы);
- соответствие фактических процессов утверждённым регламентам;
- организацию доступа к бумажным архивам и электронным системам;
- ведение журналов передачи, доступа, уничтожения ПДн;
- своевременность уничтожения устаревших данных и наличие актов;
- защиту электронных баз: пароли, антивирусы, резервное копирование, шифрование;
- условия хранения бумажных носителей: сейфы, закрытые шкафы, ограниченный доступ.
Какие документы нужно подготовить:
- положение или регламент о порядке хранения ПДн;
- перечень обрабатываемых и хранимых данных;
- приказы о назначении ответственных за архивы и базы;
- журналы доступа и передачи данных;
- акты об уничтожении и передаче ПДн;
- инструкции для сотрудников по хранению и работе с ПДн.
Типичные замечания проверок
- данные хранятся дольше, чем это предусмотрено целями обработки;
- журналы не ведутся или заполняются формально;
- в архивах нет разграничения доступа, у всех сотрудников есть ключи;
- базы с ПДн на компьютерах без пароля и защиты;
- отсутствие актов об уничтожении черновиков и резервных копий.
Как подготовиться правильно
- Провести внутренний аудит хранения ПДн — сверить документы и реальную практику.
- Актуализировать перечень мест хранения и закрепить порядок доступа.
- Проверить, что журналы ведутся регулярно, а акты подписаны.
- Убедиться, что устаревшие данные уничтожены или обезличены.
- Провести инструктаж сотрудников и зафиксировать его документально.
- Настроить технические меры: пароли, шифрование, резервное копирование.
Вывод
Грамотная подготовка к проверке — это не только комплект документов, но и реальное соблюдение правил хранения. Если регламенты и практика расходятся, Роскомнадзор фиксирует нарушение.
Компания ICTech поможет вашей организации провести аудит, подготовить документы и выстроить процессы хранения ПДн так, чтобы проверка прошла без претензий.
Хотите защитить себя от проверок и штрафов?
Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.
