Как правильно оформить журнал выдачи локальных актов по ПДн?

Журнал выдачи локальных нормативных актов по персональным данным — это документ, фиксирующий факт передачи сотрудникам обязательных для исполнения документов (политики, положения, инструкции и т.д.). Он нужен для доказательства, что работодатель исполнил обязанность ознакомить работников с документами по ФЗ-152.

Обоснование по законодательству

• Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан принять организационные меры защиты ПДн, включая ознакомление работников с документами.
• Ст. 19 ФЗ-152 — устанавливает обязанность документального закрепления мер по обработке и защите ПДн.
• ТК РФ, ст. 22 и 68 — работодатель обязан знакомить сотрудников с локальными нормативными актами, относящимися к их деятельности, под подпись.

Обязательные реквизиты журнала

1. Название: «Журнал выдачи локальных актов по персональным данным».
2. Табличная форма с графами:
   • № п/п;
   • Наименование локального акта (например, «Политика обработки ПДн», «Инструкция по работе с ПДн»);
   • Номер и дата утверждения документа;
   • Ф.И.О. сотрудника;
   • Должность;
   • Подпись работника;
   • Дата ознакомления.
3. Утверждающая надпись: «Журнал является внутренним документом организации, подлежит хранению в течение всего срока действия локальных актов».

Практика проверок Роскомнадзора
При проверках инспекторы часто просят предъявить не только тексты локальных актов, но и журнал (или отдельные листы ознакомления), подтверждающий, что сотрудники реально получили и ознакомились с документами.
В одной из проверок РКН в образовательном учреждении акты были утверждены, но отсутствовал журнал их выдачи. Это квалифицировали как нарушение организационных мер, поскольку невозможно было доказать ознакомление сотрудников.

Рекомендации по ведению

• Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и заверен подписью руководителя.
• Вести его можно в бумажном или электронном виде (с электронной подписью).
• При изменении или обновлении локальных актов следует вносить новые записи в журнал.

Вывод
Журнал выдачи локальных актов по ПДн обязателен как инструмент подтверждения ознакомления сотрудников с ключевыми документами. Его правильное ведение снижает риски претензий Роскомнадзора и помогает доказать, что компания исполняет требования ФЗ-152.

Компания ICTech разработает для вашей организации шаблон журнала, адаптированный под специфику бизнеса, и поможет встроить его в пакет документов по ПДн.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге