Журнал инструктажа сотрудников по персональным данным — обязательный документ, подтверждающий, что работники ознакомлены с требованиями ФЗ-152 и локальными актами организации. Его ведение помогает оператору показать Роскомнадзору, что сотрудники обучены безопасной работе с ПДн и предупреждены об ответственности за нарушения.
Что должно содержаться в журнале
В журнал обычно включают следующие графы:
- Номер записи.
- Дата проведения инструктажа.
- ФИО сотрудника.
- Должность и подразделение.
- Вид инструктажа (вводный, первичный, повторный, внеплановый).
- Краткое содержание программы (например, «Политика ПДн, правила доступа, порядок передачи данных»).
- Подпись инструктируемого сотрудника.
- ФИО и подпись лица, проводившего инструктаж.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и утверждён приказом руководителя. Если ведётся в электронном виде — необходимо ограничить возможность внесения изменений задним числом.
Обоснование по законодательству
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан принимать меры по обеспечению безопасности ПДн, включая обучение сотрудников.
- Приказ ФСТЭК России № 21 от 18.02.2013 — требует организации обучения и инструктажей по работе с ПДн в информационных системах.
- Трудовой кодекс РФ, ст. 22, 212 — работодатель обязан обеспечивать обучение безопасным методам работы.
Практика проверок Роскомнадзора
Инспекторы Роскомнадзора нередко запрашивают журналы инструктажей. Если сотрудники знакомились с политикой ПДн только «под подпись» без систематического инструктажа, оператору выдавались предписания. В организациях, где журнал велся регулярно (с отражением вводного и повторных инструктажей), проверка признавалась успешной. Иногда инспекторы дополнительно опрашивают сотрудников — журнал служит доказательством их подготовки.
Что важно для компании
- Инструктаж должен проводиться для всех сотрудников, имеющих доступ к ПДн.
- Повторный инструктаж рекомендуется проводить не реже одного раза в год.
- Внеплановый инструктаж обязателен при изменении законодательства, внутренних документов или выявленных нарушениях.
- Отсутствие подписей сотрудников в журнале может быть расценено как отсутствие обучения.
Рекомендации и выводы
Да, журнал инструктажа сотрудников по ПДн обязателен для любой компании. Чтобы его правильно вести:
- Утвердите форму журнала приказом руководителя.
- Вносите запись при каждом инструктаже (вводном, повторном, внеплановом).
- Храните журнал вместе с программами инструктажей и приказами об их проведении.
Компания ICTech разработает для вашей организации журнал инструктажа по ПДн, подготовит программы обучения и поможет организовать процесс так, чтобы сотрудники были действительно обучены, а проверка Роскомнадзора прошла без нарушений.
