Бухгалтерия в любой организации обрабатывает широкий спектр персональных данных — как сотрудников, так и контрагентов-физлиц. Это делает её одним из ключевых подразделений, на которое распространяются требования ФЗ-152. Чтобы работа с ПДн считалась законной и безопасной, в бухгалтерии должен храниться следующий комплект документов.
Обязательные документы в бухгалтерии по ПДн
- Приказы и распоряжения:
- приказ о допуске сотрудников бухгалтерии к работе с ПДн;
- приказ о назначении ответственного за работу с ПДн (если функции закреплены внутри подразделения).
- Локальные акты:
- политика по ПДн и положение об обработке персональных данных работников и контрагентов;
- регламент обработки бухгалтерских документов с ПДн (зарплатные ведомости, налоговые формы, отчётность).
- Документы работников:
- согласия сотрудников на обработку их ПДн для целей расчёта зарплаты, налогов, соцстрахования и передачи данных в государственные органы;
- обязательства работников бухгалтерии о неразглашении ПДн.
- Документы по взаимодействию с внешними органами и подрядчиками:
- договоры поручения на обработку ПДн с аутсорс-бухгалтерией, IT-сервисами, операторами связи, банками;
- документы, подтверждающие передачу данных в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, банки и страховые компании.
- Журналы и учётные формы:
- реестр согласий работников и контрагентов;
- журнал обращений субъектов ПДн (например, сотрудников с требованиями об исправлении данных);
- журнал резервного копирования и уничтожения бухгалтерских документов с ПДн.
Обоснование по законодательству
- Ст. 86–90 ТК РФ — работодатель обязан обеспечивать защиту ПДн работников, включая их передачу для расчётов и отчётности.
- Ст. 18.1 и ст. 22.1 ФЗ-152 — оператор обязан назначить ответственных лиц и документально подтверждать меры по защите ПДн.
- Ст. 19 ФЗ-152 — требует применения организационных и технических мер защиты при передаче ПДн в ФНС, ПФР, ФСС и др.
- Постановление Правительства № 1119 — устанавливает обязанность документировать процессы обработки и защиты ПДн.
Практика проверок Роскомнадзора
РКН при проверках бухгалтерии запрашивает: согласия сотрудников на передачу данных в налоговую и фонды, договоры с аутсорсинговыми бухгалтерами, положения о защите ПДн. В одной компании сотрудники бухгалтерии обрабатывали персональные данные без обязательств о неразглашении — это признали нарушением. В другой организации были оформлены все журналы и приказы, благодаря чему проверка завершилась без претензий.
Что важно учитывать компаниям
- Бухгалтерия часто взаимодействует с внешними организациями (банки, фонды, страховщики), поэтому особенно важно оформлять договоры поручения на обработку ПДн.
- Все документы должны быть системно включены в общий пакет по ПДн, чтобы избежать разрозненности.
- Журналы должны вестись не формально, а с реальными записями.
Рекомендации и выводы
Да, бухгалтерия обязана вести полный комплект документов по ПДн. Рекомендуем:
- Проверить наличие согласий работников и контрагентов на обработку их данных.
- Утвердить регламент работы бухгалтерии с документами, содержащими ПДн.
- Вести журналы учёта согласий, обращений и уничтожения документов.
- Заключить договоры поручения со всеми подрядчиками, получающими доступ к бухгалтерским данным.
Компания ICTech разработает для вашей бухгалтерии полный пакет документов по ПДн — от приказов и положений до журналов и актов, — что позволит пройти проверку Роскомнадзора и избежать штрафов.
