Хранение персональных данных в кадровом архиве требует наличия целого ряда документов, которые подтверждают законность обработки, соблюдение сроков хранения и организацию доступа. Эти документы помогают компании выполнять требования ФЗ-152, Трудового кодекса РФ и правил архивного хранения.
Основные документы, необходимые для кадрового архива
- Перечень документов, подлежащих архивному хранению — закрепляет, какие кадровые документы (личные дела, трудовые договоры, приказы и др.) хранятся в архиве и в течение какого срока.
- Положение об архиве или раздел в положении о ПДн — описывает порядок хранения бумажных и электронных носителей, доступ к ним и условия их защиты.
- Приказ о назначении ответственного за архив — фиксирует, кто отвечает за ведение кадрового архива и контроль за сохранностью ПДн.
- Журнал доступа к архиву — регистрация фактов выдачи дел и документов, содержащих ПДн.
- График или номенклатура дел — систематизация документов по категориям и срокам хранения (например, 50, 75 лет или 5 лет для разных видов документов).
- Регламент уничтожения документов — порядок списания и уничтожения кадровых документов с истекшими сроками хранения.
- Акты об уничтожении документов — составляются после завершения сроков хранения.
- Журнал учета уничтожения ПДн — фиксирует все факты уничтожения документов с персональными данными.
Обоснование по законодательству
- ФЗ-152, ст. 19 — оператор обязан обеспечивать сохранность ПДн и предотвращать несанкционированный доступ.
- ФЗ-125 «Об архивном деле» — регулирует правила хранения документов в архивах.
- Приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 — утверждает типовые сроки хранения документов (в том числе кадровых).
- ТК РФ, ст. 62, 87, 88 — закрепляют порядок работы с документами, содержащими персональные данные сотрудников.
Практика проверок Роскомнадзора
При проверках инспекторы часто запрашивают не только политику по ПДн, но и документы, подтверждающие организацию архивного хранения. В одной компании кадровый архив велся без журнала доступа, и сотрудники брали дела по устным договорённостям. Роскомнадзор признал это нарушением. В другой организации архив сопровождался номенклатурой дел, журналами и приказами — это подтвердило контроль за доступом и законность хранения.
Что важно учитывать
- Все кадровые документы должны храниться в условиях, исключающих утрату и доступ посторонних (шкафы с замком, архивные комнаты).
- Для электронных архивов обязательно наличие паролей и разграничение доступа.
- При уничтожении документов фиксируется факт составлением акта и внесением записи в журнал.
Рекомендации и выводы
Да, для хранения ПДн в кадровом архиве нужен целый комплект документов. Минимальный набор включает: положение об архиве, приказ о назначении ответственного, номенклатуру дел, журнал доступа и акты об уничтожении.
Компания ICTech поможет разработать полный комплект документов для кадрового архива в соответствии с ФЗ-152 и архивным законодательством, чтобы ваши процедуры хранения были юридически корректными и безопасными.
