Обоснование по законодательству
- ФЗ-152, ст. 19 — оператор обязан принимать организационные меры для выполнения требований по обработке и защите ПДн.
- Трудовой кодекс РФ, ст. 189, 192 — локальные акты работодателя обязательны для исполнения сотрудниками, а работодатель имеет право контролировать их выполнение.
- Методические рекомендации Роскомнадзора указывают, что у оператора должны быть документы, подтверждающие проведение внутреннего контроля и проверки соблюдения правил работы с ПДн.
Документы, подтверждающие внутренний контроль
- Планы контрольных мероприятий — графики проведения проверок соблюдения приказов и локальных актов.
- Акты проверок — фиксируют результаты контрольных мероприятий и соответствие фактических действий требованиям приказов.
- Журнал внутреннего контроля — регистрирует даты, исполнителей и результаты контрольных мероприятий.
- Протоколы совещаний или заседаний комиссии по ПДн — подтверждают обсуждение исполнения приказов и выявленных нарушений.
- Отчёты ответственного за ПДн — периодические документы, где фиксируется выполнение приказов и предложены корректирующие меры.
Практика проверок и позиция Роскомнадзора
При проверках Роскомнадзор нередко запрашивает не только приказы, но и подтверждения их исполнения. Отсутствие актов или журналов контроля воспринимается как формальность: приказ есть, но меры не реализуются. Там, где ведётся журнал контроля и есть отчёты ответственного, компании удаётся подтвердить реальную работу с приказами.
Рекомендации и выводы
Даже если закон прямо не требует вести отдельный журнал контроля за приказами, его наличие вместе с актами проверок и отчётами ответственного снимает риски претензий при проверке. Это помогает:
- подтвердить исполнение локальных актов;
- показать системный подход к работе с ПДн;
- избежать штрафов за формальное выполнение требований закона.
Компания ICTech поможет разработать полный комплект документов для организации внутреннего контроля: формы актов, журналов и отчётов, чтобы ваша компания всегда могла подтвердить надлежащее исполнение приказов и требований ФЗ-152.
