Можно ли использовать электронные журналы вместо бумажных?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Да, использовать электронные журналы по персональным данным допускается, но при условии, что они обеспечивают тот же уровень надёжности и доказательности, что и бумажные. Закон прямо не обязывает вести журналы именно на бумаге — ключевое требование ФЗ-152 заключается в том, чтобы факты обработки ПДн были документально зафиксированы и могли быть представлены при проверке.

Электронные журналы можно вести в виде специализированных программных решений, Excel-таблиц, внутренних CRM/HRM-систем. Главное — чтобы они были защищены от несанкционированного доступа, исключали возможность несанкционированного редактирования и позволяли идентифицировать сотрудника, который вносил запись.

Обоснование по законодательству

• Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан фиксировать действия по обработке ПДн.
• Ст. 19 ФЗ-152 — меры по обеспечению безопасности включают контроль доступа и регистрацию действий с данными.
• ГОСТ Р 57580.1-2017 и методические рекомендации Роскомнадзора допускают использование автоматизированных журналов при условии их защиты.

Практика проверок Роскомнадзора
Инспекторы признают электронные журналы корректными, если обеспечен:

• доступ только у уполномоченных сотрудников;
• сохранность и невозможность незаметного редактирования записей;
• возможность выгрузить журнал для проверки.

В одной организации вели журналы в Excel без пароля — это сочли нарушением (не было гарантии неизменности данных). В другой использовали систему, фиксирующую дату, время и логин сотрудника при внесении записи — Роскомнадзор признал это законным аналогом бумажного журнала.

Что важно учесть компаниям

• Электронный журнал должен храниться в защищённой системе.
• Желательно предусмотреть автоматическое ведение (например, в системе учёта обращений или кадровой системе).
• При проверке нужно иметь возможность распечатать журнал с отметками о защите.
• Ответственный за ПДн должен контролировать корректность ведения.

Рекомендации и выводы
Да, электронные журналы можно использовать, если они обеспечивают надёжный учёт действий и соответствуют требованиям безопасности. Это упрощает документооборот и делает процесс прозрачным. Но важно исключить возможность их корректировки без следов и обеспечить резервное копирование.

Компания ICTech поможет внедрить электронные журналы по ПДн: разработаем шаблоны, настроим систему доступа и обеспечим соответствие требованиям ФЗ-152, чтобы ваши журналы принимались Роскомнадзором как официальные документы.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге