Можно ли вывезти бумажные архивы с персональными данными за границу?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Вывоз бумажных архивов с персональными данными граждан РФ за пределы России приравнивается к трансграничной передаче персональных данных. Это допустимо только при соблюдении ряда условий, установленных законом. Прежде всего, страна, куда передаются или вывозятся данные, должна обеспечивать адекватную защиту прав субъектов ПДн. Перечень таких государств публикуется и обновляется Роскомнадзором. Если страна не входит в этот перечень, вывоз архивов возможен только при наличии письменного согласия субъектов или при иных законных основаниях, прямо предусмотренных ФЗ-152.

Для организаций важно понимать: даже если речь идёт о бумажных архивах, а не электронных базах, это также считается обработкой и передачей персональных данных. Поэтому компания обязана документально подтвердить законность вывоза, а также обеспечить сохранность и защиту информации при транспортировке.

Обоснование по законодательству

• ФЗ-152 «О персональных данных», ст. 12 — устанавливает порядок трансграничной передачи ПДн.
• ФЗ-152, ст. 18 — обязывает операторов соблюдать требования безопасности ПДн.
• Конституция РФ, ст. 23 и 24 — закрепляет право на неприкосновенность частной жизни и тайну личной информации.

Практика проверок Роскомнадзора

Роскомнадзор рассматривает вывоз бумажных архивов за рубеж как трансграничную передачу. На практике выявлялись нарушения, когда компании отправляли кадровые документы в головные офисы за границу без согласия сотрудников. В таких случаях надзорное ведомство фиксировало нарушение закона. Роскомнадзор в своих разъяснениях неоднократно подчёркивал: не имеет значения форма носителя (бумажный или электронный) — правила трансграничной передачи действуют одинаково.

Что важно учитывать компаниям

• Перед вывозом архивов необходимо проверить, входит ли страна в перечень «дружественных» по защите ПДн.
• Если страна не входит в список — требуется согласие субъектов ПДн в письменной форме.
• В договоре с контрагентом или зарубежным филиалом должны быть прописаны обязательства по защите ПДн.
• Необходимо зафиксировать процедуру передачи и иметь документы, подтверждающие законность действий.

Рекомендации и выводы

Вывоз бумажных архивов с персональными данными за границу возможен только в строгом соответствии с ФЗ-152. Нарушение этого правила может повлечь административную ответственность и претензии Роскомнадзора. Чтобы действовать правильно:

1. Проверьте, соответствует ли страна требованиям Роскомнадзора.
2. Получите письменные согласия субъектов, если это необходимо.
3. Оформите документы, подтверждающие передачу и условия защиты данных.
4. Включите порядок трансграничной передачи ПДн (в том числе бумажных архивов) в пакет локальных актов организации.

Компания ICTech поможет вашей организации правильно оформить порядок трансграничной передачи, подготовить необходимые согласия и документы, чтобы при проверке Роскомнадзор признал действия законными. Это позволит вашему бизнесу работать с зарубежными партнёрами без риска штрафов и блокировок.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге