Нужно ли хранить персональные данные бывших сотрудников?

Алексей Ветров

Эксперт по защите данных IC-TECH

Задать вопрос

Хранение данных бывших сотрудников — обязательное требование законодательства РФ. Даже после увольнения работника организация остаётся оператором его персональных данных, так как сведения продолжают содержаться в кадровых, бухгалтерских и архивных документах. Сроки хранения этих документов определяются не 152-ФЗ, а трудовым, налоговым и архивным законодательством.

Например, личные карточки формы Т-2, лицевые счета, приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры хранятся 75 лет, а табели учёта рабочего времени — 5 лет. Поэтому данные бывших сотрудников должны храниться столько, сколько хранится сам документ, в котором они содержатся.

Обоснование по законодательству

• 152-ФЗ «О персональных данных»:
  • Ст. 5 ч. 5 — хранение персональных данных допускается не дольше, чем этого требуют цели обработки или сроки, установленные законодательством.
• ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», а также Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558:
  • устанавливают сроки хранения трудовых договоров, приказов, личных карточек работников, лицевых счетов (75 лет).
• Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон «О бухгалтерском учёте»:
  • определяют сроки хранения документов по учёту труда и заработной платы (от 5 до 75 лет).

Типичные ошибки организаций

• Уничтожают или обезличивают данные сотрудников сразу после увольнения, не учитывая требования архивного законодательства.
• Не ведут учёт сроков хранения кадровых документов.
• Не уведомляют сотрудников о том, что их персональные данные будут храниться после увольнения в силу требований закона.

Особенности применения на практике

• Персональные данные бывших сотрудников хранятся столько, сколько хранится документ, в котором они содержатся.
• Организация должна обеспечить сохранность этих данных и их защиту от несанкционированного доступа даже после увольнения.
• По истечении установленных сроков хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке.

Рекомендации и выводы

1. Не уничтожайте персональные данные сотрудников сразу после увольнения — проверьте обязательные сроки хранения для каждого вида документа.
2. Организуйте систему учёта сроков хранения кадровой и бухгалтерской документации.
3. Обеспечьте надлежащую защиту данных бывших сотрудников, так как требования 152-ФЗ действуют до момента уничтожения документа.
4. Включите порядок хранения и уничтожения таких документов во внутренние регламенты.

Если вы хотите быть уверены, что ваша организация правильно хранит данные бывших сотрудников и полностью соблюдает требования трудового, архивного и закона о персональных данных, — компания ICTech разработает для вас полный пакет документов по обработке персональных данных в организации. Это гарантирует готовность к проверкам и защиту от штрафов, а вам позволит сосредоточиться на развитии бизнеса.

Хотите защитить себя от проверок и штрафов?

Подготовим документы по 152-ФЗ

Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.

Заказать

О услуге