Обычно ответственность за архивы возлагается:
- на сотрудника кадровой службы (если речь о личных делах работников);
- на бухгалтера (если речь о финансовых документах);
- на специального архивариуса или секретаря (в крупных организациях).
Приказ о назначении фиксирует, кто несёт ответственность за хранение, доступ и защиту ПДн в архиве, а также за своевременное уничтожение по истечении сроков.
Обоснование по законодательству
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан принимать локальные акты, определяющие порядок обработки ПДн.
- Ст. 19 ФЗ-152 — организационные меры по защите ПДн включают назначение лиц, ответственных за безопасность данных.
- Приказы Минкультуры РФ о правилах архивного хранения документов (включая содержащие ПДн) требуют назначения ответственного за архивные фонды.
- Трудовой кодекс РФ, ст. 189 — обязанности работников закрепляются в локальных актах и приказах.
Практика проверок Роскомнадзора
Инспекторы часто проверяют, кто отвечает за архивы с ПДн. При отсутствии приказа или должностных обязанностей фиксируется нарушение: «отсутствие организационных мер по защите персональных данных». В некоторых школах и ТСЖ, например, выявлялось, что документы хранятся в архиве, но ответственный формально не назначен. В результате выносились предписания о корректировке локальной документации.
Что важно учесть
- Приказ должен содержать ФИО сотрудника, его должность, описание обязанностей (хранение, учёт, доступ, уничтожение документов с ПДн).
- Работник должен быть ознакомлен с приказом и инструкцией по хранению архивных документов.
- Внутренний регламент архива должен описывать порядок доступа, учёта и уничтожения ПДн.
Рекомендации и выводы
Да, приказ обязателен. Без него компания не сможет доказать, что она выполнила требование ФЗ-152 о назначении ответственных лиц. Для надёжности рекомендуется разработать не только приказ, но и отдельную инструкцию или положение об архивном хранении ПДн.
Компания ICTech подготовит для вашей организации все необходимые приказы, положения и инструкции для архивов, чтобы пройти проверку Роскомнадзора без штрафов.
