Зачем нужны такие обязательства:
- Они фиксируют обязанность сотрудника хранить тайну ПДн и не разглашать её третьим лицам.
- Служат доказательством того, что организация выполнила свою обязанность по ограничению доступа (ст. 18.1 ФЗ-152).
- Используются при проверках Роскомнадзора как подтверждение, что персонал ознакомлен с правилами работы с ПДн.
- Обеспечивают юридическую основу для применения дисциплинарной ответственности по Трудовому кодексу.
Обоснование по законодательству
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан назначить лиц, ответственных за доступ к ПДн, и утвердить порядок такого доступа.
- Ст. 19 ФЗ-152 — оператор обязан предотвращать неправомерный доступ к ПДн, что реализуется через обязательства сотрудников.
- Ст. 90 ТК РФ — работники обязаны хранить в тайне ПДн других лиц и несут ответственность за разглашение.
- Ст. 81 ТК РФ — нарушение правил защиты ПДн может быть основанием для увольнения.
Позиция Роскомнадзора
В ходе проверок Роскомнадзор запрашивает подписанные обязательства работников о неразглашении ПДн. Если таких документов нет, это считается нарушением. Например, в одной компании сотрудники имели доступ к базе клиентов, но никаких документов о конфиденциальности не подписывали. РКН указал на отсутствие подтверждения выполнения требований ст. 18.1 ФЗ-152 и выдал предписание. В другой организации обязательства были оформлены индивидуально для каждого сотрудника, что было признано надлежащей мерой.
Что важно учитывать
- Обязательства должны подписываться каждым сотрудником, имеющим доступ к ПДн (даже если это бухгалтер, кадровик или IT-специалист).
- Недостаточно общего приказа — нужны индивидуальные документы с личной подписью.
- Обязательства лучше включить в комплект документов по ПДн вместе с политикой, положением и инструкциями.
- Рекомендуется фиксировать дату подписания в журнале учёта ознакомления.
Рекомендации и выводы
Да, обязательства о неразглашении ПДн обязательны. Чтобы соответствовать ФЗ-152 и избежать претензий Роскомнадзора:
- Разработайте форму обязательства для сотрудников.
- Организуйте подписание документа всеми, кто имеет доступ к ПДн.
- Ведите учёт подписанных обязательств.
- Включите документ в общий пакет по защите ПДн.
Компания ICTech разработает для вашей организации корректные формы обязательств о неразглашении ПДн и встроит их в полный комплект документов по ФЗ-152. Это обеспечит юридическую защиту бизнеса и позволит пройти проверки без нарушений.
