В большинстве случаев — нет, отдельное согласие сотрудника не требуется. Обработка персональных данных работника (паспортные данные, СНИЛС, ИНН, сведения о зарплате, семейном положении и т. д.) допускается на основании Трудового кодекса РФ и иных законов, регулирующих трудовые отношения и налоговый учёт.
Работодатель вправе собирать и хранить такие данные без согласия, если они нужны для:
- заключения и исполнения трудового договора;
- ведения кадрового учёта;
- начисления зарплаты и налогов;
- предоставления сведений в государственные органы (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат).
Но согласие обязательно, если работодатель планирует использовать трудовые данные для иных целей, не связанных напрямую с законом или договором. Например:
- размещение фото и ФИО сотрудника на сайте или в СМИ;
- использование данных в маркетинговых материалах;
- передача данных третьим лицам, не связанным с трудовыми обязанностями.
Обоснование по законодательству
- Ст. 6 ФЗ-152, ч. 1, п. 2 — обработка допускается без согласия, если это необходимо для исполнения закона (включая трудовое законодательство).
- Ст. 86 ТК РФ — работодатель обязан вести учёт персональных данных работников.
- Ст. 88 ТК РФ — работодатель должен обеспечить конфиденциальность и защиту ПДн сотрудников.
- Ст. 9 ФЗ-152 — согласие требуется, если обработка осуществляется на основании воли субъекта, а не закона.
Практика проверок Роскомнадзора
- Проверка в одной компании установила: кадровый отдел требовал письменные согласия сотрудников на обработку их трудовых данных (паспорт, СНИЛС). Роскомнадзор разъяснил, что такие согласия не нужны, так как обработка основана на ТК РФ.
- В другой организации фото сотрудников публиковались на сайте без согласия. Это признано нарушением — такие действия не связаны с трудовым законодательством.
Важный нюанс
Отдельное согласие сотрудника не требуется для кадрового и бухгалтерского учёта, но всегда нужно, если данные используются вне рамок закона или договора. На практике лучше иметь типовые формы согласий — это исключит споры и позволит законно использовать данные в публичных целях.
Рекомендации и выводы
Согласие на обработку трудовых данных сотрудника не требуется, если речь идёт о кадровом учёте и исполнении закона. Но оно обязательно при использовании данных в других целях. Чтобы действовать правильно:
- Включите в комплект документов перечень ПДн работников, обрабатываемых по закону.
- Разработайте формы согласий на случаи публикации фото, контактов и использования данных вне трудовых отношений.
- Обеспечьте режим конфиденциальности трудовых данных.
- Включите эти меры в пакет документов по 152-ФЗ.
Компания ICTech подготовит для вашей организации полный пакет документов по защите ПДн сотрудников: политика, приказы, формы согласий, инструкции. Это позволит законно вести кадровый учёт и безопасно использовать данные работников в публичных целях.
