Алексей Ветров
Эксперт по защите данных IC-TECH
Да, инструкции для сотрудников по работе с персональными данными являются обязательным элементом организационно-распорядительной документации в любой компании-операторе. Они обеспечивают правильное обращение с ПДн на всех этапах — от сбора до уничтожения — и служат доказательством того, что оператор выполнил требования ФЗ-152 по информированию персонала.
Зачем нужны инструкции по работе с ПДн:
- закрепляют пошаговые правила обращения с персональными данными (сбор, хранение, передача, уничтожение);
- помогают разграничить права сотрудников при доступе к данным;
- фиксируют меры защиты (пароли, шифрование, запрет передачи через незащищённые каналы);
- подтверждают, что оператор предпринял организационные меры по защите ПДн.
Зачем нужны инструкции по работе с ПДн:
- закрепляют пошаговые правила обращения с персональными данными (сбор, хранение, передача, уничтожение);
- помогают разграничить права сотрудников при доступе к данным;
- фиксируют меры защиты (пароли, шифрование, запрет передачи через незащищённые каналы);
- подтверждают, что оператор предпринял организационные меры по защите ПДн.
Обоснование по законодательству
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — оператор обязан принимать локальные акты, устанавливающие порядок обработки ПДн.
- Ст. 19 ФЗ-152 — требует принятия мер по предотвращению несанкционированного доступа, включая организационные меры.
- Приказ ФСТЭК № 21 от 18.02.2013 — прямо предписывает разработку инструкций и регламентов по обращению с ПДн для сотрудников.
- ГОСТ Р 57580.1-2017 (рекомендательный стандарт) — рекомендует закреплять детальные инструкции как часть системы защиты данных.
Практика проверок Роскомнадзора
- В одной компании сотрудники работали с клиентскими базами, но не были официально ознакомлены с инструкциями. Проверка выявила нарушение: не было подтверждения, что персонал знает правила обработки ПДн.
- В другой организации инструкции были разработаны и подписаны сотрудниками под роспись. РКН отметил, что это демонстрирует выполнение организационных мер защиты.
- Часто РКН проверяет не только факт наличия инструкций, но и ведение журнала ознакомления сотрудников с ними.
Важные моменты
- Инструкции должны быть не «формальными», а конкретными: описывать, где хранятся данные, кто и как имеет доступ, что запрещено делать.
- Желательно разделить инструкции по категориям сотрудников (кадры, бухгалтерия, IT).
- Сотрудники должны расписываться в журнале ознакомления.
- Инструкции подлежат обновлению при изменении законодательства или процессов в компании.
Рекомендации и выводы
Да, инструкции по работе с ПДн нужны обязательно. Их отсутствие = нарушение ФЗ-152. Чтобы соответствовать требованиям:
- Разработайте инструкции для всех категорий сотрудников.
- Утвердите их приказом руководителя.
- Ознакомьте работников под роспись, ведите журнал учёта.
- Обновляйте инструкции по мере необходимости.
Компания ICTech разработает для вашей организации инструкции для сотрудников по обращению с ПДн, а также полный пакет обязательных документов по ФЗ-152. Это позволит доказать соблюдение закона и реально снизит риски утечки информации.
Хотите защитить себя от проверок и штрафов?
Разработаем полный пакет документации по обработке персональных данных для вашей организации.
