Что фиксирует регламент проверки контрагентов:
- порядок проверки добросовестности контрагента (включая проверку его статуса оператора ПДн в реестре Роскомнадзора);
- подтверждение, что контрагент имеет документы по ФЗ-152 (политика, положение, согласия и др.);
- оценку рисков при передаче ПДн (в договорах должна быть ссылка на ст. 6 и 9 ФЗ-152);
- порядок документирования результатов проверки (акты, отчёты, чек-листы);
ответственность сотрудников компании за проведение проверки.
Обоснование по законодательству
- Ст. 6 ФЗ-152 — допускает передачу ПДн третьим лицам только при наличии согласия субъекта или иных законных оснований.
- Ст. 18.1 ФЗ-152 — обязывает оператора принимать локальные акты, регулирующие порядок обработки ПДн, включая передачу.
- Ст. 19 ФЗ-152 — требует организационных мер по предотвращению неправомерной обработки данных.
- Ст. 9 ФЗ-152, ч. 4 — оператор обязан обеспечивать надлежащие условия обработки ПДн при передаче другим лицам.
Практика Роскомнадзора
Роскомнадзор на проверках обращает внимание на порядок передачи ПДн контрагентам. В одной компании данные сотрудников передавались в бухгалтерскую фирму без проверки её статуса и документов — это расценили как нарушение. В другой организации была утверждена процедура due diligence контрагентов, включая проверку соблюдения ими ФЗ-152, что позволило избежать претензий.
Что важно учитывать
- Проверка контрагентов документально подтверждает добросовестность оператора и снижает риски.
- Наличие регламента позволит показать РКН, что компания соблюдает требования ст. 18.1 и 19 ФЗ-152.
- В договорах с контрагентами нужно закреплять обязательства сторон по защите ПДн.
Рекомендации и выводы
Да, внутренний регламент проверки контрагентов — важный документ, который помогает доказать законность передачи ПДн и выполнение обязанностей оператора. Чтобы быть в соответствии с ФЗ-152:
- Разработайте регламент проверки контрагентов с описанием этапов due diligence.
- Включите в договоры с ними пункты о защите ПДн.
- Ведите журнал проверок и храните отчёты как доказательство добросовестности.
Компания ICTech подготовит для вашей организации регламент проверки контрагентов, встроенный в пакет документов по ФЗ-152. Это снизит риски, укрепит договорные отношения и поможет пройти проверку Роскомнадзора без нарушений.
